Thành lập văn phòng đại diện được xem là xu hướng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Bởi, đây là cơ sở đánh dấu sự mở rộng thị trường kinh doanh nhằm nâng cao doanh thu bán hàng của chính doanh nghiệp đó. Qua nội dung bài viết sau đây, Luật Đại Nam sẽ phân tích và làm rõ những quy định về văn phòng đại diện mới nhất năm 2023. Mởi quý độc giả theo dõi để biết thêm chi tiết!
Nội Dung Chính
Cơ sở pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020.
Hiểu như thế nào về khái niệm văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được pháp luật định nghĩa tại Luật Doanh nghiệp 2020 là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền vì lợi ích của doanh nghiệp và phải bảo vệ các lợi ích đó (Căn cứ theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).
Theo khái niệm trên ta có thể suy luận rằng: văn phòng đại diện sẽ chỉ thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp, đồng thời không được phép thực hiện các chức năng kinh doanh của doanh nghiệp đó. Việc doanh nghiệp có thêm chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ giúp gia tăng số lượng khách hàng biết đến và mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh hơn.
Đồng thời, căn cứ vào khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, việc mở một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính là điều hoàn toàn phụ thuôc theo khả năng và mục đích của từng doanh nghiệp.
Quy định về văn phòng đại diện mới nhất năm 2023
Quy định về văn phòng đại diện mới nhất năm 2023
Cách đặt tên văn phòng đại diện theo quy định pháp luật
Tên của văn phòng đại diện ngoài chức năng giao dịch mà còn có vai trò tạo ấn tượng tốt đẹp đầu tiên đối với khách hàng trước khi họ thực sự tiếp xúc với sản phẩm, dịch vụ của công ty. Tuy vậy, không phải các doanh nghiệp muốn đặt tên cho văn phòng đại diện như thế nào cũng được. Việc đặt tên cũng cần phải tuân thủ theo những tiêu chuẩn, điều kiện được quy định rõ ràng tại các văn bản pháp luật hiện hành như sau:
– Căn cứ theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tên văn phòng đại diện phải:
+ Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
+ Bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
+ Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh; đồng thời phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện đó phát hành.
– Việc đăng ký tên văn phòng đại diện buộc phải tuân thủ theo quy định tại Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
+ Tên văn phòng đại diện phải được thực hiện theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020.
+ Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp cũng có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
+ Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
+ Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.
Như vậy, việc đặt tên cho văn phòng đại diện cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định được ghi tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Các doanh nghiệp cần lưu ý đặt tên theo đúng pháp luật để tránh làm mất nhiều thời gian không cần thiết khi làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện.
Trách nhiệm của người đứng đầu văn phòng đại diện
Thông thường, người đứng đầu sẽ là cá nhân có quyền lực nhất định trọng việc lãnh đạo, quản lý, gánh vác trách nhiệm nhất định trong tổ chức. Sự phát triển của tổ chức sẽ phụ thuộc vào năng lực của người đứng đầu. Tương tự đối với người đứng đầu văn phòng đại diện, họ sẽ có những trách nhiệm cụ thể sau đây:
– Chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của Văn phòng đại diện.
– Chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình khi thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi ủy quyền của công ty mẹ.
– Phải ủy quyền cho người khác khi thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.
– Đối với trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thì doanh nghiệp phải tiến hành lập ủy quyền Văn phòng đại diện cho một người khác.
Quy định về con dấu của văn phòng đại diện
Tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:
– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Doanh nghiệp được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
– Việc quản lý và lưu giữ dấu sẽ được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Đồng thời, theo quy định hiện hành của pháp luật về chức năng của văn phòng đại diện như đã phân tích ở trên thì: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
=> Như vậy, có thể đi đến kết luận rằng: doanh nghiệp sẽ tự quyền tự định đoạt về số lượng, mẫu mã mà doanh nghiệp mình sử dụng. Vậy nên, văn phòng đại diện hoàn toàn có quyền sở hữu và sử dụng con dấu. Tuy nhiên, việc có hay không có con dấu cho văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định.
Về mức thuế môn bài cần đóng của văn phòng đại diện
Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC thì mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 (một triệu) đồng/năm.
Ngoài ra, văn phòng đại diện còn phải nộp hồ sơ kê khai thuế hàng tháng (hoặc hàng quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.
Đồng thời, văn phòng đại diện cũng phải có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Trên đây là bài tư vấn pháp lý về vấn đề quy định về văn phòng đại diện mới nhất năm 2023 do Luật Đại Nam cung cấp. Mọi vướng mắc hoặc cần hỗ trợ quý khách hàng vui lòng liên hệ:
LUẬT ĐẠI NAM
Địa chỉ: Số 104 Ngõ 203 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
– Hotline Yêu cầu tư vấn: 0975422489 – 0961417488
– Hotline Yêu cầu dịch vụ: 0967370488
– Email: luatdainamls@gmail.com
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Xem thêm:
