Trong phạm vi bài viết sẽ đề cập đến Các bước thành lập công ty để bán hóa đơn điện tử, những thủ tục cần tiền hành sau khi mở công ty.
Nội Dung Chính
I . Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.
II . Các bước thành lập công ty để bán hóa đơn điện tử
Khi thành lập công ty kinh doanh hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tên và địa chỉ công ty bán hóa đơn điện tử
Tên công ty:
– Không được sử dụng từ ngữ, ký tự thiếu văn hóa trong tên. Tên công ty có thể viết bằng tiếng anh hoặc viết tắt. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin về tên trước để tránh tình trạng tên không hợp lệ khi đăng ký kinh doanh. Tên riêng công ty phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Tên riêng của công ty để bán hóa đơn nếu chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái F, J, Z, W ngay sau tên riêng của doanh nghiệp thì được xem là không hợp lệ, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý.
– Hơn nữa, tên công ty không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó. Khi đặt tên cho công ty để bán hóa đơn, doanh nghiệp tốt nhất nên tra cứu tên công ty để tránh xảy ra tình trạng trùng lặp tên với công ty đã đăng ký trước đó.
Địa chỉ công ty:
– Công ty cần có địa chỉ kinh doanh thì mới được phép tiến hành đăng ký kinh doanh. Địa chỉ của công ty phải đảm bảo những quy định chung, tránh đặt địa chỉ công ty ở khu chung cư hay nhà tập thể.
– Địa chỉ công ty để bán hóa đơn phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhà riêng có giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc tiến hành thuê văn phòng để đặt địa chỉ công ty. Không sử dụng địa chỉ giả để làm địa chỉ công ty.
– Công ty để bán hóa đơn cần có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Bước 2: Chọn loại hình và người đại diện pháp luật cho công ty
Loại hình:
– Doanh nghiệp có thể tùy vào số lượng thành viên công ty, mong muốn của doanh nghiệp… để chọn loại hình công ty phù hợp. Các loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay bao gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên, công ty cổ phần, công ty tư nhân và công ty hợp danh. Mỗi loại hình có những ưu điểm và hạn chế riêng, nên doanh nghiệp hãy xem xét kỹ lưỡng trước khi chọn loại hình.
Người đại diện:
– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây: Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác; Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.
– Người đại diện pháp luật của công ty tổ chức để bán hóa đơn sẽ là người chịu trách nhiệm đối với những công việc quan trọng của công ty, dó đó, cần chọn một người có đủ năng lực. Công ty có thể chọn một hoặc nhiều người đại diện pháp luật (đối với loại hình cổ phần và trách nhiệm hữu hạn). Doanh nghiệp có thể để cho chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc… làm người đại diện hoặc thuê nhân viên đảm nhận chức vụ người đại diện cho công ty để bán hóa đơn. Người đại diện pháp luật có thể thay thế sau khi thành lập công ty.
Bước 3: Chọn ngành nghề đăng ký kinh doanh phù hợp
– Công ty để bán hóa đơn cần chọn ngành nghề và đăng ký mã ngành kinh doanh khi thành lập công ty để bán hóa đơn. Doanh nghiệp cần chọn ngành nghề phù hợp, phục vụ được mục đích kinh doanh của công ty.
– Nếu doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề không có điều kiện thì không cần đảm bảo điều kiện và có thể đi vào hoạt động kinh doanh khi được cấp phép. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có điều kiện thì cần đảm bảo đủ điều kiện cần thiết và xin giấy phép đủ điều kiện đầy đủ, sau đó mới được đi vào kinh doanh.
Bước 4: Chuẩn bị vốn và tiến hành kê khai vốn điều lệ
– Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ vốn khi thành lập công ty để bán hóa đơn. Số vốn tối thiểu doanh nghiệp cần có sẽ tùy thuộc vào yêu cầu ngành nghề, khả năng tài chính và mức góp vốn của doanh nghiệp. Những loại vốn cần chuẩn bị gồm vốn pháp định, vốn điều lệ, vốn ký quỹ
– Khi thành lập công ty để bán hóa đơn, doanh nghiệp cần tiến hành kê khai vốn điều lệ tùy vào khả năng cũng như quy định của ngành nghề kinh doanh.
– Nếu doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề yêu cầu vốn pháp định thì sẽ cần đăng ký vốn điều lệ tối thiểu bằng hoặc cao hơn so với vốn pháp định.
– Nếu doanh nghiệp đăng ký ngành nghề không yêu cầu về vốn thì có thể đăng ký vốn điều lệ tùy thích. Tuy nhiên, không nên đăng ký vốn điều lệ quá thấp, bởi nó sẽ ảnh hưởng đến uy tín công ty trong mắt khách hàng và đối tác. Ngoài ra, mức vốn điều lệ doanh nghiệp kê khai sẽ quyết định mức thuế môn bài cần đóng mỗi năm.
+ Vốn điều lệ trên trên 10 tỷ sẽ cần đóng 3 triệu VNĐ thuế môn bài mỗi năm.
+ Vốn điều lệ dưới 10 tỷ sẽ cần đóng 2 triệu VNĐ thuế môn bài mỗi năm.
Bước 5: Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập công ty để bán hóa đơn
Để có thể đưa công ty đi vào hoạt động thì doanh nghiệp cần soạn thảo hồ sơ xin giấy phép thành lập công ty. Hồ sơ chi tiết gồm:
– Điều lệ công ty.
– Danh sách cổ đông sở hữu cổ phần hoặc thành viên góp vốn trong công ty
– Hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, chứng minh thư nhân dân (bản sao có công chứng) nếu là cá nhân.
– Quyết định thành lập, giấy phép đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương nếu là tổ chức.
– Giấy đề nghị Phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
Bước 6: Nộp hồ sơ đăng ký lên Sở KH & ĐT
– Doanh nghiệp sau khi hoàn tất hồ sơ thì cần mang hồ sơ lên nộp cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc nơi mà doanh nghiệp đặt địa chỉ công ty. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, thì doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép sau 3 – 5 ngày. Còn nếu hồ sơ không hợp lệ thì cơ quan quản lý sẽ thông báo đến doanh nghiệp bằng văn bản.
Bước 7: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày
– Sau khi có giấy phép đăng ký kinh doanh thì công ty để bán hóa đơn cần thực hiện công bố nội dung đăng ký công ty lên cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng tối đa là 30 ngày. Nội dung công bố bao gồm: Ngành, nghề kinh doanh và Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần. Bởi theo như quy định, nếu doanh nghiệp không công bố thông tin công ty đúng thời hạn thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng.
Xem thêm: Nên thành lập công ty hay hộ kinh doanh cá thể?
III. Những thủ tục cần tiến hành sau khi mở công ty
Sau khi thành lập công ty để bán hóa đơn thành công thì doanh nghiệp cần tiến hành hoàn thành những thủ tục quan trọng sau, để tránh bị XỬ PHẠT:
– Để đóng thuế trực tuyến và nộp báo cáo thuế, thì doanh nghiệp phải mua chữ ký số điện tử. Doanh nghiệp cũng cần yêu cầu ngân hàng kích hoạt chức năng đóng thuế online cho tài khoản ngân hàng của công ty. Kế toán viên của doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số này để đóng thuế cho công ty để bán hóa đơn.
Doanh nghiệp thực hiện góp vốn vào công ty
– Doanh nghiệp sau khi có giấy phép thành lập công ty để bán hóa đơn thì cần tiến hành góp đủ số vốn đã cam kết trong vòng tối đa 90 ngày. Có thể góp vốn bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá trị quyền sử dụng đất, giá trị quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, các tài sản khác. Trường hợp có thành viên chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, công ty phải đăng ký điều chỉnh, vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày cuối cùng phải góp vốn đủ.
Doanh nghiệp cần tiến hành treo bảng hiệu công ty và phát hành hóa đơn GTGT
– Doanh nghiệp cần đặt làm bảng hiệu công ty có chứa đầy đủ những thông tin cần thiết. Như vậy sẽ giúp cơ quan có thẩm quyền thuận lợi cho việc quản lý. Việc treo bảng hiệu công ty là bắt buộc, nên doanh nghiệp phải sớm tiến hành.
– Dù là công ty bán hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định. Vì vậy, sau khi thành lập công ty để bán hóa đơn thì doanh nghiệp cần tiến hành phát hành thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi được chấp nhận thì in hoặc đặt in hóa đơn để sử dụng.
Doanh nghiệp phải hoàn tất việc khắc con dấu khi có mã số thuế
– Số lượng và hình thức con dấu sẽ do doanh nghiệp quyết định. Tuy nhiên, con dấu chính của công ty để bán hóa đơn cần có hình tròn và thể hiện được tên công ty cũng như mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tiến hành công bố mẫu dấu lên cổng thông tin điện tử quốc gia cùng với thông tin công ty.
Doanh nghiệp cần tiến hành kê khai và đóng thuế
– Công ty cần nộp tờ khai thuế môn bài và đóng thuế môn bài sau khi có giấy phép đăng ký kinh doanh trong vòng 30 ngày, nêu không sẽ bị xử phạt hành chính.
– Sau khi thành lập công ty thì doanh nghiệp sẽ cần đóng đầy đủ những loại thuế cơ bản như: Thuế thu nhập doanh nghiệp sau khi kết thúc năm tài chính; Thuế giá trị gia tăng theo quý báo cáo của doanh nghiệp; Thuế môn bài (mức đóng thuế môn bài phụ thuộc vào mức vốn điều lệ mà công ty đăng ký).
Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tài khoản ngân hàng
– Chủ công ty để bán hóa đơn mang theo giấy đăng ký doanh nghiệp, con dấu và chứng minh nhân dân đến ngân hàng để đăng ký mở tài khoản giao dịch cho công ty. Sau đó, làm thủ tục báo cáo số tài khoản ngân hàng lên cho Sở Kế hoạch và đầu tư theo quy định.
Doanh nghiệp cần thuê kế toán viên hoặc sử dụng dịch vụ kế toán
– Trên thực tế thì việc thuê kế toán là rất cần thiết cho mỗi công ty sau khi đi vào hoạt động, bởi vấn đề liên quan đến việc làm sổ sách, báo cáo thuế không hề đơn giản
Công ty Luật Đại Nam luôn sẵn sàng trao đổi, hỗ trợ Quý khách hàng những thông tin cần thiết trong quá trình khách hàng thực hiện thủ tục . Xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Đại Nam để được tư vấn cụ thể.Thông tin yêu cầu dịch vụ của Luật Đại Nam
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488- 0975422489
– Hotline: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
