Quy chế công ty là gì ?

Quy chế công ty được xem như “luật của doanh nghiệp”, là nền tảng để xây dựng và quản lý doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam vẫn chưa quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quy chế nội. Dưới đây là thông tin quy chế công ty mà Luật Đại Nam mang tới cho quý bạn đọc !

Quy chế công ty là gì ?

Quy chế công ty là gì ?

Nhiều người so sánh bộ máy tổ chức của công ty theo Luật Doanh Nghiệp là “phần cứng”. Để vận hàng một cách trơn tru thì “phần cứng” cần có “phần mềm” – được ví là quy chế công ty (còn gọi là “Quy chế nội bộ công ty” hay “Quy chế nội bộ doanh nghiệp”).

Quy chế công ty là những quy ước, quy định, chế độ, chính sách do một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của công ty ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định và có hiệu lực trong phạm vi của công ty đó.

Một khi có quy chế và tuân thủ theo nó thì mỗi bộ phận, mỗi lĩnh vực trong công ty sẽ đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả hơn, phân công, phân nhiệm rõ ràng, không bị chồng chéo về quyền hạn, trách nhiệm hay chức năng hoạt động. Quy chế công ty không làm công ty bị chia cắt thành các nhóm nhỏ rời rạch với nhau, ngược lại nó tạo nên một thể thống nhất, hỗ trợ nhau vì mục tiêu chung là đưa doanh nghiệp phát triển, đem lại lợi ích cho các thành viên và xã hội nói chung.

Đặc điểm của quy chế công ty

Bộ quy chế công ty bao gồm nhiều văn bản. Các quy có 03 đặc điểm sau:

• Tính tuân thủ tính hợp pháp: Khi xây dựng, soạn thảo, rà soát quy chế điều kiện đầu tiên là không được trái với pháp luật và phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành trong Bộ luật dân sự, Luật doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Thương mại…
• Tính thực tiễn: Khi soạn thảo quy chế công ty cần căn cứ nhu cầu thực tiễn phát triển kinh doanh của công ty và nhu cầu xã hội
• Tính hiệu quả: Việc áp dụng Quy chế công ty phải giải quyết được việc tiết kiệm thời gian, công sức, tài sản của doanh nghiệp.

Quy chế công ty gồm những tài liệu gì?

Quy chế công ty có thể bao gồm nhiều quy chế nhỏ, đó là:

Quy chế quản trị nội bộ

Quy chế quản trị nội bộ cho bộ máy lãnh đạo Công ty gồm những văn bản nội bộ do công ty ban hành, trong đó quy định về các cách thức để điều hành và kiểm soát công ty.

Mỗi doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp siêu nhỏ hay doanh nghiệp nhỏ và vừa đều có ít nhất vài ba quy chế, đặc biệt đối với các công ty có cơ cấu quản trị phức tạp như công ty đại chúng (kể cả công ty đại chúng có quy mô lớn) thì quy chế quản trị nội bộ đặc biệt quan trọng.

Quy chế này là khung pháp chế trong nội bộ doanh nghiệp, quy định mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp giữa các ban quản trị điều hành với nhau.

Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên

Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên có thể hiểu là quy định nội bộ của doanh nghiệp, trong đó ghi nhận các nội dung liên quan đến tổ chức và hoạt động của Hội đồng thành viên Công ty TNHH, thành viên Hội đồng thành viên Công ty và các chủ thể có liên quan.

Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc

Thông qua Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc ,vai trò lãnh đạo tập thể của Ban giám đốc được đảm bảo, phát huy được trách nhiệm cá nhân của từng thành viên trong Ban Giám đốc, đặc biệt là người đứng đầu, hạn chế được các tiêu cực, lộng quyền, tham nhũng nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thương trường.

Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát

Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát chính là những quy định về tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc, trách nhiệm đối với các Phòng, ban Công ty… của Ban kiếm soát dựa trên các quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020, Luật chứng khoán năm 2019, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật và Điều lệ của Công ty.

Quy chế quản trị hành chính

Quy chế quản trị hành chính thường được soạn thảo, ban hành với mục đích nhằm tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty và giúp thủ trưởng các đơn vị trực thuộc tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chính.

Công tác này thường bao gồm: Phụ tránh chung và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty về toàn bộ hoạt động quản trị hành chính của công ty và các đơn vị trực thuộc công ty, kiểm soát công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ, tài sản trong công ty.

Quy chế quản lý và sử dụng máy tính

Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty chứa đựng những quy phạm về việc quản lý, sử dụng máy tính để giúp việc quản lý và sử dụng máy tính được tuân thủ theo một quy trình nhất định. Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của Công ty có tính chất bắt buộc áp dụng đối với toàn bộ nhân viên khi tham gia sử dụng máy tính của Công ty.

Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản

Để đảm bảo văn bản do doanh nghiệp ban hành được xuyên suốt, thống nhất từ thể thức trình bày đến nội dung thì Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản trong doanh nghiệp đóng một vai trò hết sức quan trọng.

Thông qua Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản, các doanh nghiệp sẽ hạn chế được các hoạt động gây mất thời gian và rườm rà, giúp việc xử lý các văn bản hành chính diễn ra nhanh chóng, góp phần duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Quy chế sử dụng con dấu

Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp, nó thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Với ý nghĩa như trên, việc xây dựng một quy chế quản lý và sử dụng con dấu  doanh nghiệp là vô cùng cần thiết để việc quản lý, sử dụng con dấu trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, đúng pháp luật, tránh để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp lẫn đối tác của doanh nghiệp đó.

Quy chế quản lý tài sản

Để hoạt động kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp hiệu quả, minh bạch, tránh thất thoát thì mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn doanh nghiệp.

Kiểm kê tài sản và nguồn vốn là một hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp sở hữu lượng tài sản lớn, nhiều loại tài sản cố định thì kiểm kê là hoạt động vô cùng thiết yếu. Kiểm kê chính xác giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng tài sản đang vận hành trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý tài sản hiệu quả, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí vận hành.

Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng

Nhiều doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động đầu tư, thể thể hiện dưới dạng dự án đầu tư xây dựng như các dự án nhà ở, khu nghỉ dưỡng, công trình xây dựng kết cấu hạ tầng…; nhưng đầu tư có thể thể hiện dưới dạng như đầu tư mua bán cổ phần, phần vốn góp của doanh doanh nghiệp, đầu tư chứng khoán, đầu tư trái phiếu…

Quy chế đầu tư hay còn gọi là quy chế quản lý đầu tư sẽ đưa ra các quy định đối với các hoạt động đầu tư nêu trên. Quy chế đầu tư là cơ sở quan trọng để chính doanh nghiệp quản lý hiệu quả danh mục đầu tư, nguồn vốn đầu tư, đưa ra các cơ chế ràng buộc để đảm bảo an toàn cho dòng tiền, hạn chế những rủi ro phát sinh trong tương lai.

>> Xem thêm: Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Quy chế quản lý hợp đồng

Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty sẽ như là một tấm bản đồ chi tiết, vạch ra từng đường đi, nước bước hợp lý nhất, từ khâu đàm phán, xét duyệt, ký kết, thực hiện, kết thúc Hợp đồng, qua đó góp phần vào sự phát triển ổn định, bền vững trong hoạt động kinh doanh của Công ty.

Quy chế về văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt của một doanh nghiệp so với tất cả các doanh nghiệp khác. Để tạo ra sự khác biệt này, doanh nghiệp phải xây dựng văn hóa dựa trên hai yếu tố:

• Định hướng, chiến lược của công ty (sứ mệnh, tầm nhìn): là các mục tiêu cụ thể mà công ty đặt ra, bao gồm mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động và mục tiêu cụ thể theo từng giai đoạn.
• Những giá trị mà công ty đang có như:
  • Giá trị hữu hình: đội ngũ nhân sự, khách hàng, nhà xưởng, đồng phục, khẩu hiệu, tập san nội bộ…
  • Giá trị vô hình: môi trường làm việc, văn hóa giao tiếp trong công ty, cách ứng xử, nội quy, thái độ, phong cách làm việc…

Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng

Các quy tắc ứng xử không phải là một tài liệu pháp lý bắt buộc dành cho nhân viên nhưng đó lại là một văn bản tập hợp đầy đủ các quy tắc, nguyên tắc, quy định mà doanh nghiệp đề ra cho nhân viên. Các quy tắc này có tác dụng định hướng cho các quyết định, quy trình và hệ thống của doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò như một nền tảng ảnh hưởng đến các hoạt động thành công của công ty.

Quy chế bảo mật thông tin nội bộ

Quy chế này quy định các hoạt động bảo vệ bí mật đối với các thông tin, tài liệu, vật mang bí mật của doanh nghiệp (sau đây gọi chung là tài liệu mật); quy định về sử dụng mạng máy tính nội bộ, máy tính có kết nối internet và phương án bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và các cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý tại cơ quan, doanh nghiệp.

Quy chế quản lý tài chính

Quản lý tài chính luôn giữ một vị trí trọng yếu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Một doanh nghiệp tồn tại và phát triển vì nhiều mục tiêu khác nhau như mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tối đa hóa doanh thu… nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn là tối đa hóa giá trị tài sản cho các chủ sở hữu. Quản lý tài chính doanh nghiệp chính là nhằm mục tiêu này.

Nó là sự tác động của nhà quản lý tới các hoạt động tài chính của doanh nghiệp thông qua cơ chế quản lý tài chính doanh nghiệp. Cơ chế này chính là tổng thể các phương pháp, các hình thức và công cụ được vận dụng để quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp để đạt được những mục tiêu nhất định.

Quy chế quản lý nhân sự

Quy chế quản trị nhân sự là các chính sách, quy định cụ thể, chính thức mà các doanh nghiệp đưa ra để tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng cho các thành viên trong lực lượng lao động của doanh nghiệp. Quy chế này cần được xây dựng và phổ biến sao cho dễ sử dụng, tránh được sự hiểu lầm giữa người lao động và người sử dụng lao động về quyền và nghĩa vụ của họ tại doanh nghiệp.

Quy chế lương thưởng

Quy chế lương thưởng là văn bản do doanh nghiệp lập, quy định về các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động như tiền thưởng, phụ cấp hay các khoản hỗ trợ phúc lợi khác, qua đó xác định được cách tính lương, hình thức, thời hạn trả lương cho người lao động tham gia làm việc tại công ty.