Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý và giám sát toàn bộ chu kỳ tồn tại của một hợp đồng từ giai đoạn lập đến kết thúc. Quản lý hợp đồng bao gồm việc đàm phán, xây dựng, thực hiện và theo dõi các điều khoản và điều kiện của hợp đồng để đảm bảo rằng cả hai bên đều tuân thủ cam kết và đạt được mục tiêu dự kiến. Trong bài viết này, hãy cùng Luật Đại Nam tìm hiểu về Quản lý hợp đồng.
Quản lý hợp đồng là gì?
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015
Hợp đồng là gì ?
Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.
Có thể hiểu hợp đồng là một văn bản pháp lý mà hai hoặc nhiều bên thỏa thuận và cam kết để thực hiện các điều khoản, điều kiện, và quy định nhất định trong quá trình thực hiện một giao dịch. Hợp đồng có thể liên quan đến việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Trong hợp đồng, mỗi bên có trách nhiệm thực hiện những cam kết của mình, và việc vi phạm có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý. Hợp đồng cung cấp cơ sở pháp lý cho sự tin tưởng và đảm bảo các quyền lợi của các bên liên quan trong một giao dịch.
Xem thêm: Các loại hợp đồng thông dụng
Quản lý hợp đồng là gì?
Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý từ việc tạo, thực hiện và phân tích hợp đồng nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính tại một tổ chức, đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính và quy trình hoạt động thương mại.
Các tổ chức phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc giảm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự cần thiết của một hệ thống quản lý toàn bộ hợp đồng được tự động và hiệu quả.
Các nguyên tắc cơ bản khi quản lý toàn bộ hợp đồng cho doanh nghiệp
Khi một hợp đồng được quản lý kém, doanh nghiệp có thể mất đi rất nhiều cơ hội. Khi hợp đồng được quản lý hiệu quả bạn lại có thể tạo ra một mối quan hệ kinh doanh mạnh mẽ, mở đường cho lợi nhuận lớn dài hạn. Tuy nhiên, điều đó chỉ xảy ra khi chúng được quản lý đúng cách.
Đầu tiên, cần đảm bảo rằng các loại hợp đồng được tổ chức theo các tiêu chí phân loại như phòng ban, tình trạng, và quy mô.
Thứ hai, quy trình thực hiện hợp đồng phải được giữ chặt theo dõi để đảm bảo rằng các lợi ích kinh doanh và tài chính luôn được đặt ưu tiên hàng đầu.
Thứ ba, cần tránh tình trạng thất lạc, mất mát hoặc khó tìm kiếm hợp đồng, điều này sẽ tiết kiệm thời gian quản lý và giảm chi phí nếu công ty vẫn sử dụng hệ thống quản lý bằng giấy tờ.
Cuối cùng, tính bảo mật là yếu tố quan trọng. Quản lý thông tin về hợp đồng trên máy tính hoặc các file rời rạc có thể tăng nguy cơ rò rỉ thông tin. Điều này đặt ra vấn đề về an ninh dữ liệu và có thể dẫn đến mất mát dữ liệu nếu thiết bị gặp sự cố. Luôn cần đảm bảo rằng các nguyên tắc này được ưu tiên trong quá trình quản lý, và quy trình quản lý hợp đồng khoa học cần bao gồm những giai đoạn nào là điều quan trọng.
Quy trình quản lý hợp đồng
Xây dựng hợp đồng
Trong quá trình xây dựng hợp đồng, có 4 điều quan trọng cần lưu ý. Thứ nhất, hợp đồng phải được xây dựng chung đồng thời bởi cả hai bên. Thứ hai, thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, và các yếu tố pháp lý phải được ghi chính xác. Thứ ba, người phụ trách hợp đồng có trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện một cách liên tục. Thứ tư, các giá trị liên quan đến tài chính và thuế cũng cần được xem xét cẩn thận.
Ký kết hợp đồng
Quá trình ký kết hợp đồng là giai đoạn cực kỳ quan trọng và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt từ người phụ trách. Bạn cần đảm bảo rằng quy trình ký kết diễn ra đúng thời gian và theo đúng tiến độ.
Trong trường hợp có ảnh hưởng từ các yếu tố ngoại vi hoặc nội bộ, có thể dẫn đến tình trạng trì hoãn không mong muốn. Điều này có thể bao gồm các gián đoạn do tình hình dịch bệnh. Do đó, việc sử dụng chữ ký số trong quy trình ký kết là một giải pháp khôn ngoan, giúp đảm bảo tính suôn sẻ của mọi giao dịch.
Lưu trữ hợp đồng
Đối với việc quản lý hợp đồng một cách hiệu quả, việc sắp xếp và quản lý toàn bộ hợp đồng thông minh trên nền tảng số là quan trọng. Để đề phòng các tình huống không mong muốn xảy ra khi quản lý bằng giấy tờ hay thiết bị cá nhân, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý hợp đồng. Các ứng dụng này không chỉ giúp lưu trữ đầy đủ thông tin liên quan đến hợp đồng mà còn hỗ trợ trong việc sắp xếp và theo dõi một cách thuận tiện.
Kiểm toán và báo cáo
Quản lý toàn bộ hợp đồng của doanh nghiệp không chỉ đơn giản là việc soạn thảo và lưu trữ, mà còn đòi hỏi quá trình kiểm toán đầy đủ và báo cáo chi tiết. Đánh giá hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các điều khoản và giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Việc chắc chắn rằng mọi quy trình liên quan đến kiểm toán, báo cáo thuế và các hoạt động khác diễn ra đúng trình tự là yếu tố then chốt trong quản lý hợp đồng hiệu quả.
Dịch vụ tư vấn hợp đồng của Luật Đại Nam
- Tư vấn các vấn đề pháp lý trong hoạt động của Doanh nghiệp:
- Tư vấn pháp lý liên quan đến cơ cấu tổ chức, chế độ, chính sách và quy định nội bộ;
- Tư vấn pháp lý các vấn đề liên quan đến hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ của doanh nghiệp;
- Tư vấn, thực hiện dịch vụ pháp lý liên quan đến pháp luật thuế, kế toán, tài chính doanh nghiệp;
- Tư vấn, thực hiện dịch vụ pháp lý liên quan đến việc đầu tư xây dựng, đất đai, bất động sản;
- Tư vấn, thực hiện dịch vụ pháp lý liên quan đến lao động, bảo hiểm, tiền lương, chính sách lao động;
- Đại diện cho doanh nghiệp làm việc với cơ quan có thẩm quyền đến các vấn đề về pháp luật của doanh nghiệp.
Trên đây là một số nội dung tư vấn của chúng tôi về Quản lý hợp đồng là gì?. Bên cạnh đó còn có một số vấn đề pháp lý có liên quan. Tất cả các ý kiến tư vấn trên của chúng tôi đều dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488 – 0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
Xem thêm:
- Đặc điểm của hợp đồng thương mại điện tử
- Thanh lý hợp đồng: Điều kiện, thủ tục thế nào?
- Nguyên tắc thương thảo hợp đồng
