Biên bản thương thảo hợp đồng

Biên bản thương thảo hợp đồng là một tài liệu quan trọng trong quá trình lập và đàm phán các hợp đồng kinh tế. Đây là bản ghi chép chi tiết về cuộc thảo luận giữa các bên tham gia, trong đó các điều khoản, điểm mấu chốt và cam kết được thảo luận và định rõ. Biên bản này không chỉ giúp tạo ra sự minh bạch và hiểu rõ giữa các bên, mà còn có giá trị pháp lý quan trọng trong trường hợp có tranh chấp hoặc khi cần phải xác định nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng. Hãy cùng Luật Đại Nam tìm hiểu về biên bản thương thảo hợp đồng trong bài viết sau.

Nội Dung Chính

Thế nào là thương thảo hợp đồng?

Trong quá trình lựa chọn và thiết lập hợp đồng kinh tế, việc thương thảo hợp đồng là một bước quan trọng. Sau khi quá trình đánh giá hồ sơ và xếp hạng nhà thầu hoàn tất, bên mời thầu tiến hành thương thảo hợp đồng với nhà thầu.

Biên bản thương thảo hợp đồng là văn bản pháp lý quy định chi tiết quá trình đàm phán và thỏa thuận giữa bên mời thầu và nhà thầu. Điều 19 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định rằng nhà thầu xếp hạng đầu tiên sẽ được mời tham gia vào quá trình thương thảo hợp đồng. Nếu nhà thầu được mời không tham gia hoặc từ chối thương thảo hợp đồng, họ sẽ không được hoàn trả bảo đảm dự thầu.

Quá trình thương thảo hợp đồng phải căn cứ vào các văn bản sau:

Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu và bất kỳ tài liệu nào làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu
Hồ sơ mời thầu

Nguyên tắc thương thảo hợp đồng

Không thương thảo về những nội dung mà nhà thầu đã đề xuất trong đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Không sửa đổi giá dự thầu của nhà thầu sau khi đã chỉnh sửa lỗi hoặc điều chỉnh sai lệch, ngoại trừ giá trị giảm giá (nếu có). Nếu phát hiện rằng khối lượng công việc yêu cầu trong bảng tiên lượng mời thầu thiếu so với hồ sơ thiết kế, bên mời thầu sẽ yêu cầu nhà thầu bổ sung khối lượng công việc đó dựa trên giá đề xuất ban đầu. Trong trường hợp hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá, bên mời thầu sẽ xem xét và quyết định giá đơn giá nêu trong dự toán đã được phê duyệt cho khối lượng công việc thiếu so với hồ sơ thiết kế hoặc giá đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua bước đánh giá kỹ thuật, miễn là đơn giá này thấp hơn đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu.
Thương thảo về phần sai lệch hoặc thiếu lệch phải tuân theo quy định tại điểm d, khoản 2, điều 17 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

Nội dung thương thảo hợp đồng

Trong quá trình thương thảo hợp đồng

Việc thảo luận về các vấn đề có thể dẫn đến sự phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên rất quan trọng. Các nội dung sau đây thường được thương thảo:

Nội dung chưa đủ chi tiết, không rõ, hoặc không phù hợp: Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên thường cần thảo luận và làm rõ các điểm chưa rõ ràng hoặc không phù hợp giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu. Điều này giúp tránh các tranh chấp sau này.
Sai lệch do nhà thầu đề xuất: Nếu nhà thầu đề xuất các thay đổi hoặc phương án thay thế trong hồ sơ dự thầu, cần thảo luận về chúng. Điều này bao gồm các điều khoản thay đổi hoặc phương án thay thế mà nhà thầu muốn đưa vào hợp đồng.
Nhân sự đối với gói thầu xây lắp: Trong trường hợp gói thầu liên quan đến xây lắp, nhà thầu cần giữ nguyên các nhân sự chủ chốt mà họ đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, trong trường hợp đặc biệt, có thể xem xét thay đổi nhân sự, nhưng phải đảm bảo rằng nhân sự thay thế có trình độ và năng lực tương đương hoặc cao hơn.
Các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu: Nếu trong quá trình lựa chọn nhà thầu xảy ra bất kỳ vấn đề nào, cần thảo luận để hoàn thiện hợp đồng.
Các nội dung khác cần thiết khác: Ngoài các điểm đã nêu, quá trình thương thảo hợp đồng còn bao gồm thảo luận về các nội dung khác cần thiết liên quan đến hợp đồng.

Sau khi quá trình thương thảo hợp đồng hoàn tất

Các bên sẽ hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng. Việc này bao gồm việc đặt ra các điều kiện cụ thể cho hợp đồng, bao gồm một danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, và tiến độ thực hiện (nếu có).

Cuối cùng, sau khi quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu cần tuân thủ các quy định về công bố kết quả và thông báo cho các nhà thầu tham dự thầu. Thông báo này bao gồm thông tin về danh sách nhà thầu không được lựa chọn và lý do, cùng với kế hoạch ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.