Hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cả về mặt thời gian, chi phí cũng như hiệu suất làm việc cho kế toán. Tuy nhiên, quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi những sai sót. Vậy làm cách nào để xử lý hoá đơn điện tử bị sai địa chỉ một cách nhanh chóng nhưng đúng luật, hãy cùng Luật Đại Nam tìm hiểu trong bài viết này!
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ
Nội Dung Chính
Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử
Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo đó, các nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
– Số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; …
Hóa đơn sai địa chỉ người mua xử lý như thế nào?
Tùy vào việc hóa đơn sai địa chỉ người mua đã gửi cho người mua hay chưa, có sai tiêu thức nào khác không và do ai phát hiện sai sót mà sẽ có cách xử lý tương ứng.
Hóa đơn sai địa chỉ chưa gửi cho người mua
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị sai địa chỉ thì hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới gửi lại cho người mua.
Cụ thể, quy trình xử lý như sau:
Bước 1: Người nộp thuế lập mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót gửi cơ quan thuế.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Do hóa đơn có sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.
Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn điện tử mới ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót để gửi cho người mua.
Lưu ý :
– Cách này được áp dụng cho tất cả các lỗi sai (chỉ cần chưa gửi cho người mua).
– Trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.
– Có thể làm mẫu 04/SS-HĐĐT cho 01/nhiều hóa đơn có sai sót.
– Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Hóa đơn sai địa chỉ nhưng không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua
Theo điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn mới. Cụ thể,
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không phải lập lại hóa đơn mới.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT (trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai địa chỉ người mua nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không phải thực hiện bước này).
Hóa đơn sai địa chỉ do cơ quan thuế phát hiện
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế đã lập bị sai địa chỉ người mua thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán rà soát, kiểm tra sai sót theo mẫu 01/TB-RSĐT
Theo thời hạn thông báo ghi trên thông báo, người bán thực hiện kiểm tra hóa đơn có sai sót sau đó thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Hết thời hạn thông báo ghi trên thông báo mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Tùy từng trường hợp thì hóa đơn sai địa chỉ sẽ được xử lý theo cách khác nhau.
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ
Khi xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ, chúng ta cần phân biệt 03 trường hợp:
Trường hợp 1: Người bán lập HĐĐT có mã, chưa gửi cho người mua mà người bán phát hiện sai sót:
Trường hợp này doanh nghiệp có thể giải quyết bằng cách: huỷ hoá đơn đã lập và lập hoá đơn điện tử mới theo quy định khoản 1 điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ- CP hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử lập sai, như sau:
“Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan để cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế”.
Theo đó, bên lập hóa đơn thực hiện theo cc bước sau:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử đã lập bằng cách lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới thay thế đúng địa chỉ.
Bước 3: CQT thực hiện hủy HĐĐT sai sót để lưu trên hệ thống của CQT.
Trường hợp 2: Người bán lập HĐĐT có mã hoặc không có mã gửi CQT, đã gửi cho người mua mà người bán hoặc người mua phát hiện sai sót:
- Trường hợp chỉ có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách:
- Lập HĐĐT điều chỉnh (ghi rõ tại HĐĐT điều chỉnh dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ngày…. tháng…. năm….”);
- Lập HĐĐT thay thế (Ghi rõ tại HĐĐT thay thế dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ngày…. tháng…. năm…”).
Thông báo cho CQT theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Lập biên bản ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Trường hợp 3: HĐĐT có mã hoặc không có mã mà CQT phát hiện sai sót.
Trường hợp này thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB để người bán kiểm tra sai sót.
Bước 2: Người bán lập thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA theo thời hạn CQT thông báo về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Trên đây là một số nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề ” Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ “. Bên cạnh đó còn có một số vấn đề pháp lý có liên quan. Tất cả các ý kiến tư vấn trên của chúng tôi về đều dựa trên các quy định pháp luật hiện hành
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488- 0975422489
– Hotline: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
XEM THÊM
Thuế thu nhập cá nhân khi thử việc
