Lợi ích của việc quản lý hóa đơn hiệu quả như thế nào ? Luật Đại Nam tự hào là một đơn vị pháp lý uy tín tư vấn chi tiết cho quý khách về vấn đề này một cách hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất. Thông qua bài viết dưới đây cùng tham khảo chi tiết nội dung này nhé!
Lợi ích của việc quản lý hóa đơn hiệu quả
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý:
- Luật Quản lý thuế 2019;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Lợi ích của việc quản lý hóa đơn hiệu quả
Việc quản lý tốt hóa đơn điện tử sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Kiểm soát tốt dòng tiền ra – vào giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát
- Tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực
- Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm dữ liệu, đối soát hóa đơn diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Đảm bảo tính minh bạch
- Lường trước các rủi ro về mặt lưu trữ (mất, hỏng) và về mặt pháp lý liên quan đến các giao dịch tài chính.
>> Xem thêm: Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
Một số quy định về quản lý hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm được
Việc quản lý hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, thuế, kế toán tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Đánh giá 5 cách quản lý hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay
Cách 1: Tạo một Email mới để quản lý hóa đơn điện tử
Thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào thì nhiều Kế toán chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.
Ưu điểm:
- Email hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp được quản lý riêng, không bị nhầm lẫn với các email nội dung khác của công ty
- Kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu
Hạn chế:
- Tạo email cá nhân gây sự không chuyên nghiệp, thiếu tin tưởng từ doanh nghiệp cung cấp. Nhà cung cấp có thể yêu cầu xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
- Nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Kế toán không làm việc tại đơn vị nữa sẽ phải sao lưu dữ liệu sang một tài khoản email mới.
- Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu
Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử sau đó in giấy để lưu trữ
Ưu điểm:
- Không cần tạo email mới để nhận hóa đơn đầu vào
- Không bị mất dữ liệu khi quản lý bằng email
Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí giấy, in ấn, lưu trữ
- Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn
- Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
- Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán
>> Xem thêm: Hướng dẫn nộp thuế hộ kinh doanh qua mạng
Cách 3: Chụp ảnh hóa đơn điện tử và quản lý folder trên máy tính
Ưu điểm:
Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất
Hạn chế:
- Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc
- Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường dễ sai sót
- Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố
- Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
- Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian của kế toán
Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel
Ưu điểm:
- Phù hợp với thói quen dùng bảng tính excel của kế toán
- Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ
Hạn chế:
- Nhập tay dữ liệu từ email vào bảng tính dễ sai sót, nhập thừa, thiếu hóa đơn
- Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tính
- Không có phương pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
- Nguy cơ mất dữ liệu hoặc sai số khi nhập khẩu bảng tính lên phần mềm kế toán
- Tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc
- Dữ liệu lưu trữ nhiều nguồn, không đồng nhất
Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian nhận, phân loại email thủ công
- Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
- Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán. Quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hóa đơn khi cần
Lưu ý:
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín có nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần
Dịch vụ tư vấn Lợi ích của việc quản lý hóa đơn hiệu quả của Luật Đại Nam
- Tư vấn cho khách hàng các quy định pháp luật thuế nói chung và việc quản lý hóa đơn hiệu quả nói riêng;
- Tư vấn cho khách hàng các quy định và trình tự, thủ tục, hồ sơ về quyết toán thuế;
- Thực hiện quyết toán thuế khi có sự ủy quyền của khách hàng, bao gồm: chuẩn bị, hoàn thiện và nộp hồ sơ quyết toán tới các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Thay mặt khách hàng sửa đổi, bổ sung hồ sơ, trực tiếp làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu;
- Thực hiện các dịch vụ liên quan đến quyết toán thuế khác khi khách hàng có nhu cầu.
Trên đây là một số nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề ” Lợi ích của việc quản lý hóa đơn hiệu quả “. Bên cạnh đó còn có một số vấn đề pháp lý có liên quan. Tất cả các ý kiến tư vấn trên của chúng tôi về đều dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488- 0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
Xem thêm:
- Những trường hợp được miễn thuế hộ kinh doanh
- Mức thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ phải đóng
- Các hành vi vi phạm thủ tục về thuế mới nhất
