Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần là một trong các thủ tục hành chính mà doanh nghiệp cần biết. Việc thay đổi này có thể diễn ra trong phạm vi cùng quận/huyện hoặc khác quận/huyện. Thông qua bài viết dưới đây, Luật Đại Nam sẽ giúp quý độc giả giải đáp vấn đề: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần.

Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;

Công ty cổ phần là gì? Có được thay đổi địa chỉ công ty cổ phần hay không?

Theo quy định tại Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:

• Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
• Các cổ đông trong công ty cổ phần chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
• Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết; cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa.
• Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán ra công chúng theo quy định của pháp luật chứng khoán.

Công ty cổ phần có quyền thay đổi địa chỉ trụ sở trong thời gian hoạt động của mình. Việc thay đổi này được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư nơi công ty dự định chuyển đến, để ghi nhận địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Trường hợp thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi chuyển trụ sở công ty từ nơi này sang nơi khác, sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

– Trường hợp 1. Thay đổi địa chỉ trụ sở cùng quận/huyện mà không thay đổi cơ quan quản lý thuế

Ví dụ: Công ty cổ phần A thành lập năm 2019 có địa chỉ trụ sở tại đường Xuân Thủy, quận Cầu Giấy; tháng 08/2021 công ty quyết định chuyển đến đường Nguyễn Khang, quận Cầu Giấy. Trong trường hợp này, công ty A vẫn do Chi cục thuế quản lý từ 2019.

– Trường hợp 2. Thay đổi trụ sở chính công ty và làm thay đổi cơ quan quản lý thuế (từ quận/huyện/tỉnh này sang quận/huyện/tỉnh khác)

Ví dụ: Công ty cổ phần A nêu trên quyết định chuyển trụ sở sang đường Giáp Bát, quận Hoàng Mai từ tháng 12/2021 – nay. Lúc này, cơ quan thuế quản lý của công ty A chuyển từ quận Cầu Giấy (từ 2019-11/2021) sang quận Hoàng Mai (từ 12/2021 – nay).

Tùy từng trường hợp, công ty phải lưu ý xem xét các thủ tục về thuế trước khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở với cơ quan đăng ký kinh doanh.

*Lưu ý: Thủ tục này áp dụng cho cả công ty cổ phần Việt Nam lẫn công ty có vốn đầu tư nước ngoài.

Khi thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cần đáp ứng điều kiện gì?

Khi thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc mã số thuế của công ty
• Có sự đồng ý của Đại hội đồng cổ đông
• Có hồ sơ hợp lệ theo quy định của pháp luật
• Trụ sở mới đáp ứng yêu cầu về trụ sở được đặt công ty theo quy định
• Phải tiến hành thủ tục chốt thuế đối với trường hợp chuyển trụ sở khác quận, huyện, tỉnh, thành phố.

Quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của CTCP

Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi trụ sở chính của công ty được tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1. Thay đổi cơ quan thuế quản lý

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, trước khi chuyển trụ sở sang quận/huyện/tỉnh khác, công ty phải nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế để tiến hành chốt thuế với cơ quan quản lý thuế cũ.

*Lưu ý: Thủ tục này chỉ áp dụng cho trường hợp đổi trụ sở chính từ quận/huyện/tỉnh này sang quận/huyện/tỉnh khác. Nếu địa chỉ mới của trụ sở vẫn thuộc cơ quan thuế cũ quản lý thì doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 2. Thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty cổ phần tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi trụ sở gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi trụ sở chính của công ty cổ phần;
• Quyết định và bản sao Biên bản họp do Đại hội đồng cổ đông tổ chức về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính;
• Nếu người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền: Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.

Cơ quan giải quyết

Cơ quan giải quyết: Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành nơi công ty đặt trụ sở.

Thời gian: 03 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng ĐKKD nhận được hồ sơ.

Nhận kết quả và Nộp phí, lệ phí

Nhận kết quả: Công ty có thể nhận kết quả trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Đối với các công ty tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, bắt buộc phải nhận kết quả bằng hình thức chuyển phát (thay vì đến trực tiếp Sở Kế hoạch và Đầu tư lấy kết quả như trước).

Phí, lệ phí: Tùy từng địa phương, công ty có thể chọn nộp trực tiếp tại Phòng ĐKKD, hoặc chuyển vào tài khoản của Phòng ĐKKD hoặc sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử. Để làm thủ tục này, doanh nghiệp cần nộp các phí, lệ phí theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC như sau:

Bước 3. Thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Bước này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Doanh nghiệp chuẩn bị các điều kiện và hồ sơ để nộp tại: Sở Kế hoạch và Đầu tư, hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu kinh tế để tiến hành Điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư.

Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

• Thay đổi thông tin trên chữ ký số: hiện nay pháp luật coi chữ ký số của doanh nghiệp như con dấu sử dụng trong giao dịch điện tử, cho nên ngay sau khi hồ sơ hợp lệ công ty phải cập nhật thông tin địa chỉ trên chữ ký số;
• Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử;
• Thay đổi con dấu: phục vụ hoạt động giao dịch, kí kết hợp đồng…;
• Thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.

Xử phạt vi phạm hành chính khi thay đổi trụ sở công ty

Trụ sở công ty là một trong những nội dung bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Khoản 2 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020), do vậy căn cứ nội dung Khoản 2 Điều 30 của Luật này, công ty phải làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Trong trường hợp vi phạm về thời hạn sẽ bị áp dụng hình thức xử phạt nêu tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP như sau:

• Quá từ 01 – 10 ngày: cảnh cáo;
• Quá từ 11 – 30 ngày: phạt từ 3 – 5 triệu đồng;
• Quá từ 31 – 90 ngày: phạt từ 5 – 10 triệu đồng;
• Quá từ 91 ngày trở lên: phạt từ 10 – 20 triệu đồng;
• Không đăng ký thay đổi nội dung GCN: phạt từ 20 – 30 triệu đồng.

Ngoài ra, công ty còn bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở theo đúng hướng dẫn của pháp luật doanh nghiệp.

Trên đây bài tư vấn pháp lý về vấn đề Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần do Luật Đại Nam cung cấp. Mọi vướng mắc hoặc cần hỗ trợ quý độc giả vui lòng liên hệ:

LUẬT ĐẠI NAM

Địa chỉ: Số 104 Ngõ 203 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam

– Hotline Yêu cầu tư vấn: 0975422489 – 0961417488

– Hotline Yêu cầu dịch vụ: 0967370488

– Email: luatdainamls@gmail.com

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Xem thêm:

• Thủ tục tăng vốn điều lệ công ty cổ phần mới nhất
• Ưu, nhược điểm của công ty cổ phần
• Chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần