Việc doanh nghiệp thuê xe để phục vụ mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là việc thường xuyên xảy ra trong thực tế. Nhưng khi chi phí thuê xe là loại chi phí không có hóa đơn. Mời bạn cùng Luật Đại Nam tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây.
Căn cứ vào các quy định pháp luật đã nêu trên, có thể thấy việc thuê xe sẽ được chia thành 2 trường hợp:
Nội Dung Chính
Trường hợp 1: Cho thuê xe không quá 100 triệu/năm
Căn cứu vào khoản 3, điều 1, thông tư 100/2021/TT-BTC, có quy định:
“3. Sửa đổi điểm c khoản 1 Điều 9 như sau:
“c) Cá nhân chỉ có hoạt động cho thuê tài sản và thời gian cho thuê không trọn năm, nếu phát sinh doanh thu cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì thuộc diện không phải nộp thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN. Trường hợp bên thuê trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm thì mức doanh thu để xác định cá nhân phải nộp thuế hay không phải nộp thuế là doanh thu trả tiền một lần được phân bổ theo năm dương lịch.”
Kết luận: có thể khẳng định rằng, việc cho thuê xe ô tô dưới 100tr/năm không phải đóng bất cứ khoản thuế GTGT và TNCN nào. Công ty thuê xe của cá nhân chỉ cần làm đầy đủ các thủ tục về thuê xe, thanh toán là có thể đưa chi phí thuê xe của cá nhân vào chi phí được trừ của doanh nghiệp.
Trường hợp 2: Giá trị hợp đồng cho thuê xe cao hơn 100 triệu/năm
Ngược lại, với trường hợp nêu trên, việc thuê xe ô tô của cá nhân có giá trị hợp đồng trên 100tr/năm, để chi phí thuê xe được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần nộp thuế GTGT, thuế TNCN từ việc cho thuê tài sản. Nếu:
Trường hợp 2.1: Giá thuê xe ô tô chưa bao gồm thuế và công ty nộp thuế thay cho cá nhân. Thì phần chi phí được trừ sẽ bao gồm giá thuê xe và tiền thuế mà doanh nghiệp đã nộp thay cho cá nhân.
Trường hợp 2.2: Giá thuê xe ô tô chưa bao gồm thuế và cá nhân tự nộp thuế. Thì phần chi phí được trừ là giá thuê xe ô tô của cá nhân ghi trên hợp đồng.
Mức thuế suất phải nộp khi thuê xe ô tô
Mức tính thuế và thuế suất khi cho thuê xe ô tô có giá trị hợp đồng từ 100 triệu/năm trở . Theo đó, mức thuế và thuế suất phải nộp là:
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) = 5% x giá thuê chưa bao gồm thuế
Qua các dẫn chứng luật nêu trên, có thể thấy, việc đưa chi phí thuê xe của cá nhân không có hóa đơn vào công ty sẽ tối ưu chi phí thuế dành cho doanh nghiệp. Vậy, để chi phí thuê xe của cá nhân không có hóa đơn được tính là chi phí hợp lý (được trừ) khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì?
Hồ sơ cần có khi thuê xe của cá nhân không có hóa đơn
Để chi phí thuê xe ô tô của cá nhân được tính là chi phí được trừ (chi phí hợp lý) của doanh nghiệp khi tính thuế TNDN, tối thiểu phải có các loại hợp đồng, chứng từ sau đây:
- Hợp đồng thuê xe của công ty với cá nhân
- Giấy tờ tùy thân của chủ xe, giấy tờ xe (bản photo)
- Phiếu chi có chữ ký của chủ xe; hoặc ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền thanh toán tiền thuê xe định kỳ
- Giấy tờ kê khai, nộp thuế nếu giá trị hợp đồng thuê xe trên 100.000.000 đồng/năm
Hạch toán chi phí thuê xe của cá nhân
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng xe ô tô khi đi thuê, kế toán sẽ hạch toán chi phí thuê xe vào các tài khoản kế toán phù hợp. Sau đây là 1 số cách hạch toán chi phí thuê xe của cá nhân:
Trường hợp 1: nếu thuê xe của cá nhân và sử dụng cho bộ phận bán hàng, kế toán hạch toán như sau:
Trường hợp 2: nếu thuê xe cho bộ phận quản lý sử dụng, kế toán tiến hành hạch toán như sau:
Trường hợp 3: nếu mục đích thuê xe dùng để chở nguyên vật liệu sản xuất (cty sản xuất) hoặc dùng để chở vật tư, máy móc xây dựng (cty xây dựng), kế toán tiến hành hạch toán như sau:
Nếu công ty trả tiền thuê xe 1 lần nhiều tháng, bạn hạch toán chi phí thuê xe ô tô cá nhân như sau:
Sau đó, hàng tháng bạn hạch toán chi phí thuê xe cá nhân như đã trình bày bên trên
Mẫu hợp đồng thuê xe cá nhân cho công ty
Việc lập hợp đồng công ty thuê xe của cá nhân là rất quan trọng không chỉ về mặt kế toán thuế (hợp lý thức hóa chi phí thực tế của doanh nghiệp). Mà hợp đồng công ty thuê xe của cá nhân sẽ thể hiện các quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm giữa 2 bên là công ty (bên thuê) và cá nhân (bên cho thuê).
Một số lưu ý khi lập hợp đồng cá nhân cho công ty thuê xe
Sau đây là 1 số lưu ý khi lập hợp đồng thuê xe của cá nhân:
- Ngoài các thông tin cụ thể về xe ô tô của cá nhân như: loại, đời xe, biển kiểm soát, tình trạng xe,…Để chi phí thuê xe của cá nhân được tính vào chi phí công ty, hợp đồng thuê xe nên có những thông tin sau đây:
- Hợp đồng phải thể hiện rõ tiền thuê xe, tiền thuê đã có thuế hay chưa? Và thuế GTGT, thu nhập cá nhân phát sinh từ việc công ty thuê xe của cá nhân là bên nào chịu? (công ty chịu hay cá nhân cho thuê xe chịu)
- Hợp đồng thuê xe phải thể hiện rõ chi phí bảo dưỡng, bảo trì trong thời gian thuê xe là do bên nào chịu?
- Hợp đồng phải ghi rõ số ngày mà cá nhân cho thuê được nhận lại xe trong 1 tháng? Số km khống chế trong 1 tháng (nếu có)
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488 – 0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
Xem thêm
Thông tư 79/2022 về thuế thu nhập cá nhân
Khoản 2 Điều 8 luật thuế thu nhập cá nhân
Thuế TNCN của cá nhân thu nhập trên 80 triệu
