Khi soạn thảo văn bản hành chính, nhiều người thường gặp khó khăn trong việc hiểu rõ về khái niệm “chữ ký nháy” và các quy định liên quan đến thẩm quyền và trách nhiệm của người ký nháy. Điều này còn gây nhầm lẫn về sự khác biệt giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức. Trong bài viết này, luật Đại Nam sẽ hướng dẫn chi tiết về cách ký nháy trên hợp đồng để bạn đọc thực hiện một cách dễ dàng.
Cách ký nháy trên hợp đồng
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Nội Dung Chính
Khái niệm ký nháy
Hiện nay, chưa có quy định pháp luật cụ thể nào giải thích về thế nào là ký nháy. Tuy nhiên, trên thực tế, việc ký nháy có thể hiểu như sau:
Ký nháy (ký tắt) thường được đặt ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, một số chữ ký nháy đặt ở cuối cùng của văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở vị trí bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Chữ ký nháy được sử dụng để nhằm xác định văn bản đã được kiểm tra về độ chính xác nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức.
Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.
>>>>>Tìm hiểu thêm: Hợp đồng nguyên tắc là gì
Trách nhiệm của người ký nháy
Chữ ký nháy thể hiện người ký đã đọc, xác nhận nội dung của văn bản, không còn chỉnh sửa, thay đổi gì thêm.
Vì thế, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản, văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.
Vậy người ký nháy có phải chịu trách nhiệm khi nội dung văn bản có sai sót?
Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp là người có chữ ký chính thức tại văn bản.
Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.
Các loại chữ ký nháy
Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản
– Chữ ký nháy này thông thường là của người soạn thảo văn bản.
– Việc ký nháy nhằm xác định người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.
Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản
– Chữ ký nháy này được dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung.
Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.
– Đồng thời, người ký nháy cũng có thể ký vào từng trang nếu văn bản đó có nhiều trang. Việc ký nháy vào từng trang cũng thể hiện tính liền mạch của văn bản, tránh việc bị đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận
Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.
>>>>>Tìm hiểu thêm: Giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng
Quy định về chữ ký hiện nay
Theo Mục II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về chữ ký trong văn bản hành chính hiện nay như sau:
– Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Cách đóng dấu sau khi ký nháy, ký tắt hợp đồng, văn bản
Bên cạnh nguyên tắc ký nháy văn bản, hợp đồng thì cách đóng dấu cũng có quy định cụ thể dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Đối với đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng nằm bên trái chữ ký chính thức và trùm lên 1/3 chữ ký.
- Đối với đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, con dấu được đóng tại trang đầu tiên của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Đối với đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai cần phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản và trùm lên một phần của các tờ giấy, mỗi con dấu chỉ được đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về vấn đề: Cách ký nháy trên hợp đồng. Mọi vấn đề còn vướng mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể hơn.
Luật Đại Nam – Trao uy tín nhận niềm tin!
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488/0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
Dịch vụ tư vấn hợp đồng của Luật Đại Nam:
- Tư vấn cho khách hàng các quy định pháp luật nói chung; soạn thảo hợp đồng liên quan.
- Tư vấn cho khách hàng các quy định và trình tự, thủ tục, hồ sơ về tất cả các loại hợp đồng theo quy định của pháp luật
- Thay mặt khách hàng sửa đổi, bổ sung hồ sơ, trực tiếp làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu;
- Tư vấn và đề xuất hướng xử lý khi có tranh chấp quyền lợi các bên liên quan theo hợp đồng đã ký kết.
