Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Trong quá trình kinh doanh vì muốn đổi mới chiến lược hoặc 1 lý do nào đó, mà doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cho phù hợp. Chính vì vậy, Luật Đại Nam xin hỗ trợ thắc mắc của bạn về Những điều cần biết khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Những điều cần biết khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020
Văn phòng đại diện là gì?
Theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rằng:“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”.
Có thể hiểu rằng Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Điều kiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Trước khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp chỉ được thực hiện thủ tục thay đổi lại giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện của công ty khi đã hợp nhất mã số thuế và số đăng ký kinh doanh, đăng ký đầu tư thành mã số doanh nghiệp hiện hành.
Thứ hai, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện phải hoàn thành thủ tục áp mã ngành, nghề kinh doanh của công ty trước khi thay đổi các nội dung của chi nhánh, văn phòng đại diện.
Thứ ba, nội dung thay đổi trên giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với quy định của luật doanh nghiệp, luật đầu tư và các quy định pháp luật liên quan.
Thứ tư là thực hiện thủ tục với cơ quan thuế.
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh/thành phố hoặc sang quận/huyện khác phải thực hiện các thủ tục và làm việc với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật Nhà nước Việt Nam về thuế.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện gồm những gì?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định để gửi lên cơ quan thuế quản lý gồm các giấy tờ như sau:
- Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Tải mẫu tờ khai số 08-MST trong Thông tư số 95/2016/TT-BTC).
- Bản sao không yêu cầu chứng thực về Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép thành lập hoặc các loại giấy phép tương đương được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Thời gian trong vòng 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ chốt thuế chuyển địa điểm, cơ quan thuế lập Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST trong Thông tư số 95/2016/TT-BTC.
Đối với trường hợp chuyển địa điểm khác tỉnh, thành phố. Doanh nghiệp cần thực hiện thêm thủ tục với cơ quan thuế mới về việc thay đổi địa chỉ theo quy định của pháp luật, hồ sơ chuẩn bị gồm:
- Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (được cấp bởi cơ quan quản lý thuế cũ).
- Bản sao không cần chứng thực của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc/Quyết định thành lập hoặc giấy phép tương đương được cấp bởi cơ quan thẩm quyền.
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như trên và nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở của chi nhánh.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới dự kiến của văn phòng đại diện.
Trường hợp chuyển văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.
Thời hạn xử lý: Ngay khi nhận được hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp biên nhận cho người nộp hồ sơ trong đó liệt kê thành phần tài liệu đã nhận và hẹn ngày trả kết quả.
Bước 3: Trả kết quả
Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày đã tiến hành nộp hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ thành phần hồ sơ và sẽ phản hồi lại cho doanh nghiệp.
Trường hợp văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện dự định chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Lệ phí thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải nộp phí thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Nhà nước đã quy định một bảng báo giá lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh chung để doanh nghiệp thuận tiện hơn khi tiến hành thủ tục.
Theo Thông tư số 176/2012/TT-BTC đó lệ phí đối với thủ tục này là
- 100.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
- Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử.
Thời gian thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký thay đổi về nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong vòng 10 ngày tính từ khi có thay đổi.
Sau thời gian từ 03 – 05 ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trên thực tế, nếu bạn không có kinh nghiệm trong việc thực hiện thủ tục này, thời gian thực hiện có thể kéo dài từ 1 đến 1 vài tuần.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về vấn đề: Những điều cần biết khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Nếu có vấn đề gì mà bạn còn vướng mắc, liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể hơn.
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0975422489 – 0961417488
– Yêu cầu dịch vụ: 0975422489 – 0967370488
– Email: luatdainamls@gmail.com
XEM THÊM
