Số hợp đồng từ lâu đã được sử dụng trong các văn bản và công việc văn thư trong các văn phòng thương mại và cơ quan nhà nước. Cách ghi số hợp đồng cần tuân theo quy tắc riêng, hỗ trợ tốt cho hoạt động lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Vậy số hợp đồng là gì ? Đánh số hợp đồng như nào là đúng chuẩn. Tại bài viết dưới đây, Luật Đại Nam sẽ giải đáp các thông tin chi tiết cho quý bạn đọc.
Số hợp đồng là gì ?
Nội Dung Chính
Số hợp đồng là gì?
Việc đánh số hợp đồng không có một khái niệm hay quy định cụ thể nào? Với những bạn làm công việc kế toán, thủ quỹ, thư ký, văn thư… thì khái niệm này không còn quá xa lạ. Có thể hiểu một cách đơn thuần, số hợp đồng là dãy số ghi trên hợp đồng. Có thể đánh số hợp đồng theo tên nhà cung cấp hay khách cùng với tên doanh nghiệp, rồi tiếp theo sau là ngày tháng làm hợp đồng và lưu theo từng khách, từng nhà cung cấp.
Lý do đánh số hợp đồng
Việc đánh số hợp đồng hỗ trợ công tác quản lý văn bản trong các công ty, cơ quan nhà nước trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn.
Giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn: Khi các tài liệu, văn bản được đánh số và phân loại một cách khoa học thì quá trình nghiên cứu dễ dàng hơn. Bất cứ khi nào bạn cần tìm kiếm một hợp đồng, bạn không phải mất thời gian, chỉ cần tìm kiếm theo số. Giới hạn bị mất: Quản lý hợp đồng theo số lượng giúp giảm đáng kể số lượng hợp đồng bị mất, thúc đẩy giải quyết tranh chấp hiệu quả hơn. Đánh số hợp đồng giúp giảm thất thoát hợp đồng
Đánh số hợp đồng giúp giảm thất thoát hợp đồng
Mã cho mỗi hợp đồng thường được in bên dưới tên hợp đồng. Mỗi đối tượng khi ký tên cần ghi nhớ mã số này để tiện tra cứu sau này.
>> Xem thêm: Hợp đồng dưới 3 tháng có phải đóng bảo hiểm không?
Hướng dẫn đánh số Hợp đồng và số phụ lục hợp đồng đúng chuẩn
Hướng dẫn đánh số Hợp đồng
Việc đánh số hợp đồng không theo một quy định nào và cũng không đề nghị, bạn đánh số hợp đồng như thế nào để dễ giám sát, dễ tìm, dễ quản lý là được. Các bạn có thể tham khảo các cách đánh số hợp đồng dưới đây:
– Đánh số theo từng loại hợp đồng cà chỉ nên đánh số hợp đồng theo: số thứ tự/ năm phát sinh hợp đồng + tên viết tắt nội dung của hợp đồng hoặc số thứ tự/ tháng/ năm phát sinh hợp đồng
Lưu ý: Có thể đánh số hợp đồng theo số thứ tự hoặc mỗi loại hợp đồng sẽ theo một số.
VD: 001/21-HĐVC (001 là số thứ tự, 21 là hợp đồng phát sinh năm 2021, HĐVC là Hợp đồng vận chuyển)
001/10/21-HĐVC (001 là số thứ tự, 10/21 là tháng Hợp đồng phát sinh tháng 10/2021, HĐVC là hợp đồng vận chuyển)
– Đánh số hợp đồng theo tên công ty – nhà cung cấp (hoặc tên khách hàng) + ngày tháng năm phát sinh hợp đồng
EFY20211027 (Hợp đồng của công ty EFY Việt Nam phát sinh ngày 27/10/2021)
Lưu ý: Viết tắt 2 hoặc 3 ký tự tên công ty
Hướng dẫn đánh số phụ lục hợp đồng
Hướng dẫn đánh số phụ lục hợp đồng
Khi đánh số phụ lục hợp đồng, bên đề xuất hợp đồng nên thống nhất ký hiệu phụ lục hợp đồng cho khoa học để khi hợp đồng chính ký kết mà cần phải lập nhiều phụ lục hợp đồng để chi tiết, bổ sung, sửa đổi hợp đồng được thống nhất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với hợp đồng chính là hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng thỏa thuận khung cho việc mua bán, cung ứng dịch vụ. Khi đó ký hiệu thông thường của phụ lục sẽ tuân theo cấu trúc:
Số phụ lục/ Mục đích lập – Năm giao kết/ Ký hiệu khác
hoặc số phục lục/ năm giao kết/ Mục đích lập hợp đồng – hợp đồng số
Pháp luật không quy định “đánh số phụ lục hợp đồng” là một trong các điều kiện phát sinh giá trị của phụ lục hợp đồng. Trường hợp hợp đồng được điều chỉnh bởi nhiều phụ lục hợp đồng nhưng các phụ lục được các bên thỏa thuận thời điểm phát sinh hiệu lực cụ thể chứ không phát sinh hiệu lực kể từ ngày ký kết. Khi đó số phụ lục logic sẽ giúp cơ quan tài phán hiểu được ý chí của các bên trong đàm phán, thực hiện hợp đồng để đưa ra kết quả giải quyết tranh chấp công bằng.
– Trường hợp có phụ lục hợp đồng do lập trái với hợp đồng chính mà không có giá trị thì thông qua số phụ lục được đánh tăng dần sẽ giúp nhận biết nhanh việc có áp dụng hay không áp dụng nội dung phụ lục vào giải quyết tranh chấp khi có phát sinh.
– Và đương nhiên, khi trao đổi theo cách gọi phụ lục số 1, phụ lục số 2 sẽ dễ nhớ và tiện trao đổi hơn phụ lục ngày 10/10 và phụ lục ngày 20/10 rồi.
>> Xem thêm: Hợp đồng cho thuê nhà song ngữ Anh Việt
Đánh số hợp đồng có được giống nhau không?
Việc đánh số hợp đồng không phải quy định đề nghị bởi vậy mà việc đánh số hợp đồng giống nhau cũng không ảnh hưởng gì đến nội dung hợp đồng và cũng không phải là lỗi sai. Tuy nhiên để dễ tìm và phân biết giữa các hợp đồng với nhau thì bạn nên đánh số khác nhau để dễ quản lý.
Đánh số hợp đồng có cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau của hợp đồng không?
Việc đánh số hợp đồng cũng không cần phải theo thứ tự phát sinh trước sau, bạn chỉ cần đánh số hợp đồng sao cho thuận lợi nhất trong việc bạn kiểm soát là được.
Trên đây là chi tiết nội dung về số hợp đồng là gì và cách ghi số hợp đồng đúng chuẩn. Hy vọn bài viết sẽ giúp mọi người dễ dàng và thuận tiện trong quá trình làm hợp đồng.
Dịch vụ tư vấn hợp đồng tại Luật Đại Nam
- Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến nội dung hợp đồng
- Phân tích rủi ro và thẩm định hợp đồng trước khi ký kết, sau khi ký kết.
- Soạn thảo hợp đồng, rà soát các dự thảo hợp đồng, thỏa thuận trước khi ký kết theo yêu cầu.
- Tư vấn, đại diện theo ủy quyền tham gia thương lượng, đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác.
- Biên dịch các văn bản hợp đồng và hồ sơ pháp lý liên quan.
- Các dịch vụ tư vấn luật khác có liên quan đến hợp đồng.
Kết luận
Trên đây là một số nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề “ Số hợp đồng là gì ?“. Bên cạnh đó còn có một số vấn đề pháp lý có liên quan. Tất cả các ý kiến tư vấn trên của chúng tôi về đều dựa trên các quy định pháp luật hiện hành
Luật Đại Nam – Trao uy tín nhận niềm tin!
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488/0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
XEM THÊM:
Quy định về đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà
