Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện có quyền có con dấu riêng, tài khoản riêng nhưng không được thực hiện chức năng kinh doanh. Vậy hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện như thế nào? Để hiểu rõ hơn này cũng Luật Đại Nam tìm hiểu về nội dung Quy định về hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện mới nhất qua bài viết sau:
Để hiểu rõ hơn này cũng Luật Đại Nam tìm hiểu về nội dung Quy định về hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện mới nhất qua bài viết sau:
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý
- Luật Đầu tư năm 2020;
- Luật doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định 31/2021/NĐ-CP ngày 26/03/2021 Quy định định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều tại Luật Đầu tư 2020;
Văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
- Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
- Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
- Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được pháp luật quy định như thế nào?
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh như sau:
- “1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
- Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
- a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
- Như vậy, theo quy định trên, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ bao gồm:
+ Thông báo thành văn phòng đại diện;
+ Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại bài viết này áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn Việt Nam và cả thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
- Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
- 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Sau khi nhận được thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng Luật Việt An sẽ soạn hồ sơ.
- Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày để chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.
Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.
Qua bài viết này hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc được những thông tin cần tìm hiểu về vấn đề Quy định về hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện mới nhất. Nếu còn các vấn đề thắc mắc khác chưa được đề cập trong bài viết. Liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể hơn.
LUẬT ĐẠI NAM
Địa chỉ: Số 104 Ngõ 203 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
Hotline Yêu cầu tư vấn: 0975422489 – 0961417488
Hotline Yêu cầu dịch vụ: 0967370488
Email: luatdainamls@gmail.com
Xem thêm:
