Việc sử dụng hợp đồng điện tử thay cho hợp đồng truyền thống đang là xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, rút ngắn khoảng cách trong các giao dịch thương mại. Thực tế hiện nay, có rất nhiều loại hợp đồng điện tử tùy theo từng trường hợp và mục đích áp dụng. Để hiểu rõ thêm về hợp đồng điện tử cũng như quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây.
Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý
- Luật Giao dịch điện tử 2005
- Luật kế toán 2015
Khái niệm hợp đồng điện tử
Theo quy định tại Điều 33, Luật Giao dịch điện tử 2005, Hợp đồng điện tử (Econtact) là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005.
Trong đó:
- Điều 4, Khoản 12 có giải thích “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”
- Khoản 17, Điều 3, Luật kế toán 2015 cũng định nghĩa: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.”
Như vậy, Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận lại và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
>>Tìm hiểu thêm: Chủ thể của hợp đồng lao động là gì ?
Đặc điểm của hợp đồng điện tử Econtract
- Được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu
- Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Có ít nhất 3 chủ thể tham gia: Ngoài hai chủ thể là bên bán, bên mua thì còn có chủ thể thứ ba đứng giữa hai chủ thể kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng có thể là chủ thể thứ 3 và không tham gia vào quá trình ký hợp đồng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng.
- Thực hiện mọi lúc mọi nơi: Vì thông tin trên hợp đồng online được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên hai chủ thể không cần gặp nhau nhưng có thể trình ký trực tuyến rất nhanh chóng tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
- Tính vô hình, phi vật chất: Môi trường điện tử là môi trường “ảo”, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình vì hợp đồng điện tử không thể sờ cầm nắm được mà nó chỉ tồn tại và được lưu trữ, được chứng minh bởi các dữ liệu điện tử.
Điểm khác nhau của hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy
| Tiêu chí | Hợp đồng điện tử | Hợp đồng giấy |
| Căn cứ pháp lý | – Luật Giao dịch điện tử 2023
– Bộ luật Dân sự (BLDS) 2005 |
Bộ luật Dân sự mới nhất 2015 |
| Phương thức giao dịch | – Sử dụng phương tiện điện tử để có thể giao dịch
– Được ký bằng chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM … |
– Giao dịch bằng văn bản
– Bằng lời nói – Bằng hành động – Các hình thức khác dựa trên sự thỏa thuận |
| Nội dung | Giống với hợp đồng truyền thống nhưng có thêm một số nội dung khác gồm:
– Địa chỉ pháp lý – Quy định về chữ ký điện tử/chữ ký số – Quy định về cải chính thông tin điện tử – Phương thức thanh toán – Điều kiện bảo mật |
– Đối tượng hợp đồng
– Số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán – Thời hạn, địa điểm – Phương thức thực hiện hợp đồng – Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên – Phương thức giải quyết tranh chấp |
| Phạm vi áp dụng | Theo quy định của Luật giao dịch điện tử 2005 chỉ áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể, không áp dụng với
– văn bản về thừa kế – giấy kết hôn, ly hôn – giấy khai sinh, khai tử,… |
Áp dụng cho mọi lĩnh vực về kinh tế, xã hội |
Ưu và nhược điểm của hợp đồng điện tử
Ưu điểm
Hợp đồng điện tử mang lại nhiều ưu điểm cho các bên tham gia, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Các bên tham gia không cần phải gặp mặt nhau để thực hiện hợp đồng, tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian.
- Tăng tính linh hoạt: Hợp đồng điện tử cho phép các bên tham gia thực hiện giao dịch bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu mà không bị ràng buộc bởi thời gian và địa điểm.
- Bảo mật thông tin: Các hợp đồng điện tử được thực hiện qua các hệ thống bảo mật cao, đảm bảo tính bảo mật và riêng tư cho các bên tham gia.
- Dễ dàng quản lý: Các hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống máy tính, dễ dàng quản lý và tìm kiếm lại.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, hợp đồng điện tử cũng có một số rủi ro nhất định, bao gồm:
- Rủi ro pháp lý: Một số quốc gia không công nhận hoặc giới hạn việc sử dụng hợp đồng điện tử, có thể dẫn đến rủi ro pháp lý cho các bên tham gia.
- Rủi ro về an toàn thông tin: Do việc thực hiện hợp đồng điện tử thông qua các phương tiện điện tử, có thể dẫn đến các vấn đề liên quan đến an toàn thông tin và lừa đảo trực tuyến.
>>Tìm hiểu thêm: Chủ thể của hợp đồng lao động là gì ?
Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email
Việc ký kết hợp đồng điện tử sẽ có giá trị như hợp đồng truyền thống và chữ ký số được sử dụng trên hợp đồng điện tử có giá trị như chữ ký viết tay hay con dấu doanh nghiệp trong giao dịch hợp đồng giấy.
Cụ thể quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên được thực hiện qua 3 bước sau:
- Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử online trên phần mềm hợp đồng điện tử
- Bước 2: Bên bán tạo luồng ký, thực hiện ký số, tạo link hợp đồng và gửi cho bên mua qua email
- Bước 3: Bên mua truy cập link hợp đồng điện tử, thực hiện ký số lên hợp đồng điện tử nếu đồng ý với các điều khoản trên hợp đồng.
- Bước 4: Các bên hoàn tất giao kết và lưu trữ hợp đồng.
Sau khi các bên thực hiện ký kết hợp đồng điện tử Econtract thành công thì bên bán sẽ thực hiện xuất hóa đơn điện tử GTGT và gửi đề nghị thanh toán. Khách hàng hãy kiểm tra kỹ các thông tin, thanh toán và hoàn tất quy trình giao kết hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử sau khi được ký kết sẽ được lưu trữ lại để tra cứu khi cần thiết.
>>Xem thêm:
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về vấn đề: Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email. Mọi vấn đề còn vướng mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể hơn.
Luật Đại Nam – Trao uy tín nhận niềm tin!
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488/0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
Dịch vụ tư vấn hợp đồng của Luật Đại Nam:
- Tư vấn cho khách hàng các quy định pháp luật nói chung; soạn thảo hợp đồng liên quan.
- Tư vấn cho khách hàng các quy định và trình tự, thủ tục, hồ sơ về tất cả các loại hợp đồng theo quy định của pháp luật
- Thay mặt khách hàng sửa đổi, bổ sung hồ sơ, trực tiếp làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu;
- Tư vấn và đề xuất hướng xử lý khi có tranh chấp quyền lợi các bên liên quan theo hợp đồng đã ký kết.
