Xuất khẩu đóng góp quan trọng vào sự phát triển và tăng trưởng kinh tế của một quốc gia và để thực hiện thành công quá trình này, việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu đóng vai trò không thể thiếu. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những thông tin chi tiết về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý
- Luật thương mại 2005
- Luật dân sự 2015
Khái niệm hợp đồng xuất khẩu
Hợp đồng xuất khẩu là một thỏa thuận giữa hai bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác nhau, theo định nghĩa của ngành xuất nhập khẩu. Theo thỏa thuận này, bên xuất khẩu (hay bên bán) cam kết chuyển quyền sở hữu cho bên nhập khẩu (hay bên mua) một tài sản cụ thể được gọi là hàng hóa. Trong thời gian thực hiện hợp đồng, bên nhập khẩu có trách nhiệm nhận hàng và thanh toán tiền tương ứng theo điều kiện đã thỏa thuận.
>>Tìm hiểu thêm: Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu
Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Kiểm tra L/C
Bước kiểm tra L/C (Letter of Credit) là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt khi liên quan đến thanh toán và giao nhận hàng hóa. Dưới đây là một số nội dung cần kiểm tra khi nhận và xác minh L/C:
Thông tin bên mở L/C
- Xác định thông tin về ngân hàng mở L/C, bao gồm tên ngân hàng, địa chỉ, và thông tin liên lạc.
- Đảm bảo tính xác thực và đáng tin cậy của ngân hàng.
Điều kiện thanh toán:
- Xác định hình thức thanh toán, ví dụ như thanh toán không điều kiện, thanh toán sau ngày chứng từ, thanh toán theo trạng thái hàng hóa.
- Kiểm tra phạm vi và cách thức thanh toán, ví dụ như các yêu cầu về chứng từ, ngày hết hạn thanh toán, và đơn vị tiền tệ sử dụng.
Thông tin về hàng hóa
- Xác minh các yêu cầu về sản phẩm, số lượng, chất lượng, và tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Đảm bảo rằng mô tả hàng hóa trong L/C khớp với thông tin trong hợp đồng xuất khẩu.
Chứng từ yêu cầu
- Xác định các chứng từ cần thiết để đáp ứng yêu cầu của L/C, bao gồm hóa đơn xuất khẩu, vận đơn, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kiểm tra chất lượng, và các chứng từ khác.
- Đảm bảo rằng các chứng từ được định rõ và tuân thủ các quy định và điều kiện của L/C.
Điều khoản pháp lý
- Kiểm tra các điều khoản pháp lý liên quan đến L/C, bao gồm các quy tắc và tiêu chuẩn quốc tế như Incoterms, UCP (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits), và quy định của ICC (International Chamber of Commerce).
- Đảm bảo rằng các điều khoản pháp lý được tuân thủ và không có bất kỳ xung đột nào với hợp đồng xuất khẩu.
Quá trình kiểm tra L/C giúp đảm bảo rằng các điều kiện và yêu cầu trong hợp đồng xuất khẩu được thực hiện chính xác và đáng tin cậy. Nếu phát hiện bất kỳ không khớp hay vấn đề nào, cần liên hệ với bên mở L/C để điều chỉnh hoặc thảo luận thêm để đảm bảo sự nhất quán và đúng hẹn trong quá trình xuất khẩu.
Xin giấy phép xuất khẩu
Quản lý xuất nhập khẩu được nhà nước thực hiện thông qua việc áp dụng hạn ngạch và quy định pháp luật đối với hàng hóa. Hàng hóa được quản lý theo ba mức độ sau:
- Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và cấm nhập khẩu.
- Hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại.
- Hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Quy trình cấp giấy phép
Khi có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa và yêu cầu giấy phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ xin phép gồm:
- Bản sao hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
- Giải trình về mặt hàng cấm xuất khẩu hoặc nhập khẩu (nếu có).
- Đơn xin cấp giấy phép.
Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu có điều kiện, bản sao hạn ngạch và đơn xin phép cũng cần được đính kèm. Sau khi hoàn tất thủ tục, hồ sơ sẽ được gửi đến cơ quan cấp giấy phép (thường là Bộ Thương mại), và sau đó Bộ Thương mại sẽ chuyển hồ sơ đến các bộ quản lý chuyên ngành liên quan để xem xét và cấp giấy phép.
>>Tìm hiểu thêm: Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, các doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu một cách cẩn thận. Quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên các yếu tố chính như hợp đồng xuất khẩu đã ký kết với đối tác nước ngoài và L/C (nếu hợp đồng yêu cầu thanh toán bằng L/C).
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm ba công việc chủ yếu: thu gom tập trung hàng hóa thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và gắn ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
Thứ nhất, thu gom tập trung hàng hóa thành lô hàng xuất khẩu
- Tập trung thu thập hàng hóa từ nguồn cung cấp để tạo thành lô hàng xuất khẩu.
- Xác định số lượng, chất lượng và các yêu cầu khác về hàng hóa theo hợp đồng xuất khẩu.
Thứ hai, đóng gói bao bì hàng hóa xuất khẩu
- Tiến hành đóng gói hàng hóa một cách cẩn thận và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
- Sử dụng các vật liệu bao bì chất lượng, phù hợp với tính chất và yêu cầu của hàng hóa.
Thứ ba, gắn ký mã hiệu hàng xuất khẩu
- Thực hiện việc đánh ký mã hiệu hoặc nhãn trên bao bì hàng xuất khẩu để định danh và phân biệt hàng hóa.
- Đảm bảo rằng mã hiệu hoặc nhãn được gắn chính xác và rõ ràng để thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi hàng hóa.
Việc chuẩn bị hàng xuất khẩu đòi hỏi sự tỉ mỉ và chú trọng đến chi tiết, đảm bảo rằng hàng hóa được chuẩn bị một cách chính xác và đáp ứng được các yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu.
Làm kiểm tra chất lượng hàng hóa (kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất nhập khẩu)
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về chất lượng, bao bì, số lượng, trọng lượng và các yếu tố khác liên quan (được gọi là kiểm nghiệm). Đối với hàng hóa xuất khẩu là động vật hoặc thực vật, cần tiến hành kiểm tra khả năng lây lan bệnh tật (được gọi là kiểm dịch động vật và kiểm dịch thực vật).
Quá trình kiểm nghiệm và kiểm dịch được thực hiện ở hai cấp độ: tại cơ sở và tại cửa khẩu. Trong đó, việc kiểm tra tại cơ sở do phòng Kiểm soát chất lượng tiến hành có vai trò quyết định và ảnh hưởng lớn nhất. Còn việc kiểm tra tại cửa khẩu có tác dụng xem xét lại kết quả kiểm tra tại cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế.
Qua việc kiểm nghiệm và kiểm dịch, người xuất khẩu đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, an toàn và tuân thủ các quy định. Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ sức khỏe công cộng, đảm bảo sự tin tưởng và đáng tin cậy của hàng hóa xuất khẩu.
Thuê phương tiện vận tải
Bước thuê phương tiện vận tải là một trong những giai đoạn quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nội dung của bước này bao gồm:
Xác định loại phương tiện vận tải
- Xác định loại phương tiện vận tải phù hợp với loại hàng hóa xuất khẩu, như container, tàu biển, máy bay, xe tải, đường bộ, đường sắt, v.v.
- Cân nhắc các yếu tố như khối lượng, kích thước, tính chất đặc biệt của hàng hóa để chọn phương tiện vận tải phù hợp.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải
- Nắm bắt thông tin về các công ty vận tải, đối tác vận chuyển có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu.
- Đánh giá khả năng vận chuyển, dịch vụ, độ tin cậy và giá cả của các nhà cung cấp vận tải.
Thỏa thuận điều khoản và điều kiện
- Thương lượng và thỏa thuận các điều khoản và điều kiện vận chuyển như thời gian vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa, trách nhiệm pháp lý, phí vận chuyển và các khoản phụ phí liên quan.
Lập hợp đồng vận tải
- Ký kết hợp đồng vận tải với nhà cung cấp dịch vụ vận tải, bao gồm các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận.
- Đảm bảo rằng hợp đồng vận tải phù hợp với yêu cầu pháp lý và bảo vệ quyền lợi của cả người xuất khẩu và nhà cung cấp dịch vụ vận tải.
Theo dõi và quản lý vận chuyển
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và thủ tục về vận chuyển hàng hóa trong quá trình di chuyển.
Bước thuê phương tiện vận tải đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được chuyển đến địa điểm đích một cách an toàn, đúng thời gian và đạt chất lượng. Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải và quản lý quá trình vận chuyển cẩn thận sẽ đảm bảo sự thành công của quá trình xuất khẩu hàng hóa.
Mua bảo hiểm hàng hóa
Khi vận chuyển hàng hóa trên biển có thể sẽ gặp phải một số rủi ro, tổn thất. Vì vậy cần mua bảo hiểm hàng hóa đường biển để tránh những rủi ro không đáng có.
>>Tìm hiểu thêm: Hợp đồng xuất khẩu cà phê
Làm thủ tục Hải quan
Bước tiếp theo trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là công tác kiểm tra và giám sát của hải quan. Đây là một qui định bắt buộc đối với mọi loại hàng hoá, và gồm ba bước chính:
Khai báo hải quan
Người xuất khẩu có trách nhiệm đầy đủ và trung thực trong việc khai báo thông tin về hàng hoá. Tờ khai hải quan phải chứa đầy đủ chi tiết về loại hàng hoá, tên hàng, số lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển và quốc gia nhập khẩu. Tờ khai này sẽ được nộp đến cơ quan hải quan cùng với các giấy tờ hỗ trợ như hợp đồng xuất khẩu và giấy phép đóng gói.
Xuất trình hàng hoá
Hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xếp một cách gọn gàng và tiện lợi để cơ quan hải quan có thể kiểm tra dễ dàng. Hàng hoá cần được xếp đúng theo quy định và phân loại sao cho rõ ràng, giúp giám sát viên hải quan có thể thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hiệu quả.
>>Tìm hiểu thêm: Hợp đồng ủy thác nhập khẩu
Thực hiện quyết định của hải quan
Sau khi kiểm tra, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định về việc tiếp nhận hàng hoá và hoàn thành các thủ tục hải quan. Quyết định này có thể là xác nhận xuất khẩu hoặc yêu cầu điều chỉnh, bổ sung thông tin hoặc kiểm tra bổ sung. Người xuất khẩu phải tuân thủ và thực hiện đúng các quyết định này để hoàn thành quá trình hải quan.
Công tác kiểm tra và giám sát của hải quan đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định pháp luật trong quá trình xuất khẩu hàng hoá.
Giao hàng lên tàu
Để thực hiện điều kiện giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục tương ứng. Hiện nay, phần lớn hàng hoá xuất khẩu được vận chuyển bằng đường biển và đường sắt. Dưới đây là các công việc cần được thực hiện theo từng phương thức vận chuyển:
Giao hàng bằng đường biển
- Căn cứ vào chi tiết hàng hoá, chủ hàng lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà vận tải, nhằm đảm bảo việc sắp xếp và vận chuyển hàng hóa.
- Trao đổi thông tin với cơ quan điều độ của cảng để biết lịch trình tàu và quá trình bốc hàng lên tàu.
- Sau khi hàng hoá được bốc lên tàu, chủ hàng nhận biên lai thuyền phó và đổi nó lấy vận đơn đường biển, có chức năng chứng nhận việc gửi hàng và hợp đồng vận chuyển.
- Vận đơn đường biển là tài liệu chứng nhận sở hữu hàng hoá và có khả năng chuyển nhượng.
- Ngoài ra, có thể yêu cầu vận đơn đường biển sạch con, là chứng nhận rằng hàng hoá đầy đủ, bao bì, chất lượng và số lượng hàng hoá hoàn hảo, để thuận lợi cho việc chuyển nhượng hàng.
Giao hàng bằng container
- Khi hàng hoá đủ để lấp đầy một container (FCL), chủ hàng ký hợp đồng thuê container, đóng gói hàng vào container và lập bảng kê hàng trong container.
- Trong trường hợp hàng không đủ để lấp đầy một container (LCL), chủ hàng phải lập một bản “Đăng ký chuyên chở”. Sau khi đăng ký được chấp nhận, chủ hàng giao hàng đến ga container cho người vận tải.
Giao hàng bằng đường sắt
- Chủ hàng phải đăng ký với cơ quan đường sắt để yêu cầu cấp toa xe phù hợp với tính chất và khối lượng hàng hoá. Sau khi bốc xếp hàng, chủ hàng niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải, nhận vận đơn đường sắt.
Việc thực hiện các thủ tục trên đảm bảo việc giao nhận hàng hoá theo điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng xuất khẩu.
Thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng trong quá trình kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay, hai phương thức thanh toán phổ biến được sử dụng là bằng thư tín dụng (L/C) và bằng phương thức nhờ thu. Dưới đây là chi tiết về mỗi phương thức thanh toán:
Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)
- Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng L/C, doanh nghiệp xuất khẩu phải yêu cầu người mua ở nước ngoài mở L/C đúng hạn đã thoả thuận. Sau khi nhận L/C, doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra L/C để đảm bảo khả năng thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó.
- Nếu L/C không đáp ứng được các yêu cầu, doanh nghiệp phải yêu cầu người mua sửa đổi L/C trước khi giao hàng.
- Sau khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải thu thập bộ chứng từ phù hợp với nội dung và hình thức của L/C một cách nhanh chóng và chính xác.
Thanh toán bằng phương thức nhờ thu
- Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phương thức nhờ thu, sau khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác ngân hàng thu tiền từ đối tác.
- Chứng từ thanh toán phải được lập hợp lệ, chính xác và phù hợp với hợp đồng đã ký. Doanh nghiệp xuất khẩu cần chuyển chứng từ cho ngân hàng một cách nhanh chóng để thu hồi vốn.
Việc thực hiện các thủ tục thanh toán đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng của việc giao dịch xuất khẩu, từ đó đảm bảo quyền lợi và tài chính của doanh nghiệp xuất khẩu.
>>Xem thêm:
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về vấn đề: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Mọi vấn đề còn vướng mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể hơn.
Luật Đại Nam – Trao uy tín nhận niềm tin!
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488/0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
Dịch vụ tư vấn hợp đồng của Luật Đại Nam:
- Tư vấn cho khách hàng các quy định pháp luật nói chung; soạn thảo hợp đồng liên quan.
- Tư vấn cho khách hàng các quy định và trình tự, thủ tục, hồ sơ về tất cả các loại hợp đồng theo quy định của pháp luật
- Thay mặt khách hàng sửa đổi, bổ sung hồ sơ, trực tiếp làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu;
- Tư vấn và đề xuất hướng xử lý khi có tranh chấp quyền lợi các bên liên quan theo hợp đồng đã ký kết.
