Với những bạn kế toán, những bạn thư ký hay soạn thảo hợp đồng cho công ty thì cách đánh số hợp động không còn quá xa lạ, nhưng đánh như thế nào cho đúng và logic thì không phải ai cũng làm được. Bài viết sau đây của Luật Đại Nam sẽ trả lời cho bạn câu hỏi số hợp đồng là gì và hướng dẫn cách ghi số hợp đồng đúng nhất. Mời các bạn đọc cùng tham khảo !
Cách ghi số hợp đồng đúng nhất
Nội Dung Chính
Khái niệm số hợp đồng là gì?
Số hợp đồng không còn là thuật ngữ quá xa lạ đối với những người làm công việc kế toán, thư ký, thủ quỹ, văn thư,… Hiểu theo cách đơn giản hơn thì số hợp đồng đó là đánh số hợp đồng theo tên hàng hoặc tên nhà cung cấp cùng tên với công ty; tiếp theo chính là ngày, tháng làm hợp đồng và theo từng khách hàng, nhà cung cấp. Và đó chính là số hợp đồng đang được nhắc đến.
Các lợi ích bạn nhận được khi đánh số hợp đồng đúng
Khi bạn đánh số hợp đồng đúng và có sự logic thì bạn sẽ nhận được những lợi ích đặc biệt dưới đây:
- Nắm được phương pháp sắp xếp các hợp đồng dễ dàng. Điều đó giúp bạn thuận tiện hơn trong việc bạn tìm một hợp đồng cần thiết để sử dụng. Với cách đánh số này, bạn chỉ cần theo ngày tháng năm và tên đối tác là có thể nhanh chóng tìm được nó. Từ đó, việc bàn giao lại các hợp đồng cũng đơn giản và không làm tốn nhiều thời gian.
- Việc đánh số hợp đồng sẽ giúp bạn có thể quản lý sổ sách, hồ sơ, hợp đồng dễ dàng hơn rất nhiều.
>> Xem thêm: Điều khoản bảo hành trong hợp đồng mua bán
Hướng dẫn đánh số hợp đồng chuẩn nhất hiện nay
Thật ra, việc đánh số hợp đồng không hề theo một quy định hay một đề nghị nhất định nào cả. Tùy theo mỗi người mà họ sẽ có cách để đánh số sao cho dễ tìm, giám sát và quản lý nhất. Tuy nhiên, để có thể đánh số hợp đồng hiệu quả thì bạn có thể xem phương pháp mà chúng tôi giới thiệu sau đây.
Khi đánh số theo từng loại hợp đồng, bạn nên đánh số theo số thứ tự/ năm phát sinh hợp đồng và tên viết tắt nội dung hợp đồng hoặc số thứ tự/ ngày, tháng, năm phát sinh hợp đồng. Ngoài ra, bạn cần phải chú ý đánh số hợp đồng theo thứ tự hoặc mỗi loại hoạt đồng cần ghi một số khác nhau.
Cách đánh số cho phần phụ lục của hợp đồng
Theo Khoản 1 Điều 403 tại Bộ luật dân sự 2015 thì hợp đồng có thể có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng, đồng thời nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng.
Do tính chất quan trọng của phụ lục nên việc đánh số cho phụ lục cũng là công tác vô cùng quan trọng. Bên làm hợp đồng cần thống nhất ký hiệu phụ lục hợp đồng thật khoa học trước khi hợp đồng được tiến hành ký kết.
>>Xem thêm: Nguyên tắc của việc thương thảo hợp đồng trong đấu thầu
Đánh số hợp đồng nằm ở bước nào trong quy trình soạn thảo hợp đồng?
Để biết được việc đánh số hợp đồng nằm tại bước nào trong quy trình soạn thảo hợp đồng, chúng ta hãy cùng xem xét quy trình sau:
Bước 1: Xác định yêu cầu của các bên trong hợp đồng.
- Xác định các bên tham gia quan hệ hợp đồng (cá nhân/ pháp nhân).
- Xác định tính chất của hợp đồng (dân sự/ kinh tế/ lao động).
- Xác định đối tượng hợp đồng: Đối tượng tài sản, hàng hóa, dịch vụ; Vật chất hay tinh thần.
- Xác định mục tiêu kinh tế mà các bên hướng đến: Lợi ích của mỗi bên; Quan hệ hữu cơ giữa quyền lợi và nghĩa vụ; Hiệu quả của hợp đồng.
- Xác định bối cảnh thực hiện hợp đồng: Các điều kiện cụ thể; Tính khả thi của hợp đồng; Trường hợp bất khả kháng đưa đến miễn giảm trách nhiệm các bên.
Bước 2: Tìm luật áp dụng và các phương tiện trợ giúp:
- Xác định luật điều chỉnh (dân sự/ thương mại/ lao động/ ngân hàng/ xây dựng,…)
- Sử dụng phương tiện trợ giúp
Bước 3: Xây dựng dự thảo hợp đồng:
| Phần | Nội dung |
| Phần mở đầu | – Tên gọi hợp đồng, số hợp đồng (quy tắc đánh số hợp đồng bên trên) – Các nội dung cụ thể của từng loại hợp đồng |
| Phần nội dung (làm rõ các thông tin trong quan hệ hợp đồng) | – Quyền và nghĩa vụ – Thời hiệu hợp đồng – Địa điểm thực hiện – Thời điểm thực hiện – Các hình thức chế tài về vi phạm – Các trường hợp giảm, miễn trừ trách nhiệm |
| Phần nội dung (quy định chấm dứt quan hệ hợp đồng) | – Các lý do và điều kiện cho phép chấm dứt hợp đồng – Các hệ quả pháp lý về chấm dứt hợp đồng – Dự kiến tình huống gia hạn, kéo dài hợp đồng |
| Phần kết thúc | – Xác nhận hợp đồng, cam kết, chữ ký hai bên |
Bước 4: Soạn thảo phụ lục hợp đồng (xem hướng dẫn tại đây)
Bước 5: Lựa chọn hình thức giao kết
Hình thức hợp đồng phải tuân theo quy định về hình thức của giao dịch dân sự được quy định tại Điều 119 Bộ luật dân sự 2015: “Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.”
Trong đó, hình thức giao kết bằng văn bản mang tính xác thực cao nhất:
- Các bên thỏa thuận thông qua các nội dung được soạn thảo dưới dạng văn bản, trình bày trên giấy viết truyền thống hoặc trình biên soạn online.
- Văn bản các bên phải ghi đầy đủ các nội dung của hợp đồng ở bước 3.
- Khi xảy ra tranh chấp, văn bản giao kết là chứng cứ pháp lý chắc chắn hơn so với hình thức miệng.
Như vậy, có thể thấy việc đánh số hợp đồng sẽ nằm tại bước 3 trong quy trình soạn thảo hợp đồng.
>>Xem thêm: Các loại hợp đồng thông dụng
Dịch vụ tư vấn hợp đồng tại Luật Đại Nam
- Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến nội dung hợp đồng
- Phân tích rủi ro và thẩm định hợp đồng trước khi ký kết, sau khi ký kết.
- Soạn thảo hợp đồng, rà soát các dự thảo hợp đồng, thỏa thuận trước khi ký kết theo yêu cầu.
- Tư vấn, đại diện theo ủy quyền tham gia thương lượng, đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác.
- Biên dịch các văn bản hợp đồng và hồ sơ pháp lý liên quan.
- Các dịch vụ tư vấn luật khác có liên quan đến hợp đồng.
Kết luận
Trên đây là một số nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề “Cách ghi số hợp đồng đúng nhất“. Bên cạnh đó còn có một số vấn đề pháp lý có liên quan. Tất cả các ý kiến tư vấn trên của chúng tôi về đều dựa trên các quy định pháp luật hiện hành
Luật Đại Nam – Trao uy tín nhận niềm tin!
Liên hệ Hotline Luật Đại Nam để được tư vấn chuyên sâu nhất.
– Yêu cầu tư vấn: 0967370488/0975422489
– Yêu cầu dịch vụ: 02462.544.167
– Email: luatdainamls@gmail.com
XEM THÊM:
