Biên bản thanh lý hợp đồng

Khi mối quan hệ giữa các bên không thể tiếp tục theo đúng như cam kết ban đầu, quá trình thanh lý hợp đồng trở nên cần thiết để giải quyết mọi tranh chấp và xác định rõ các nghĩa vụ còn lại. Trong bối cảnh này, biên bản thanh lý hợp đồng không chỉ là một văn bản pháp lý mà còn là công cụ quan trọng giúp các bên đối thoại và đồng lòng đưa ra các quyết định chấp nhận được.

Nội Dung Chính

Căn cứ pháp lý

Bộ luật Dân sự 2015
Luật thương mại 2005
Các văn bản pháp luật liên quan

Thanh lý hợp đồng là gì?

Hợp đồng là một thỏa thuận giữa các bên nhằm xác định, điều chỉnh hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ dân sự. Trong khi đó, thanh lý là quá trình bán tài sản để thực hiện các nghĩa vụ tài sản cho các chủ thể có thẩm quyền. Trong một số trường hợp, thanh lý cũng được hiểu là việc xử lý tài sản khi chúng không còn được sử dụng. Vì vậy, thanh lý hợp đồng có thể được định nghĩa như sau:

Thanh lý hợp đồng là quá trình ghi nhận và thể hiện dưới dạng một biên bản, chứng minh việc thực hiện hợp đồng giữa các bên. Đây diễn ra sau khi hoàn tất công việc đã được xác nhận bởi cả hai bên về khối lượng, chất lượng, và các chi phí phát sinh trong quá trình hoàn thành công việc đó. Hai bên tham gia sẽ chung ký tên để xác nhận quyết định này.

Trong giao dịch dân sự, doanh nghiệp, cá nhân, và tổ chức thường sử dụng thanh lý hợp đồng như một phương tiện để chấm dứt các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng. Quan trọng hơn nữa, việc thực hiện thanh lý hợp đồng có thể giúp giảm thiểu rủi ro và tranh chấp pháp lý không cần thiết giữa các bên liên quan.

Xem thêm: Các loại hợp đồng thông dụng

Quy định của pháp luật về thanh lý hợp đồng

“Thanh lý hợp đồng” là một thuật ngữ được đề cập tại Điều 28 của Pháp lệnh hợp đồng kinh tế năm 1989, mô tả các trường hợp cần phải chấm dứt hợp đồng kinh tế. Các trường hợp này bao gồm khi hợp đồng đã được thực hiện đến hồi kết, khi thời hạn của hợp đồng đã hết mà không có thỏa thuận kéo dài, khi hợp đồng bị đình chỉ hoặc hủy bỏ, hoặc khi tiếp tục thực hiện hợp đồng theo quy định của Pháp lệnh.

Tuy nhiên, hiện tại, Bộ Luật Dân sự năm 2015 không còn sử dụng thuật ngữ “thanh lý hợp đồng” mà thay vào đó là quy định về chấm dứt hợp đồng (Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015). Mặc dù không còn xuất hiện trong văn bản pháp luật, “thanh lý hợp đồng” vẫn được sử dụng trong thực tế giao dịch của doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức để mô tả việc chấm dứt hợp đồng hoặc các giao dịch dân sự.

Trái ngược với Bộ Luật Dân sự, trong Luật Thương mại năm 2005, thuật ngữ “thanh lý hợp đồng” vẫn được sử dụng và có các quy định cụ thể như việc nhận lại sản phẩm, máy móc, thiết bị sau khi thanh lý hợp đồng gia công, hoặc việc trả lại tiền cọc và lý quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng trong trường hợp thanh lý hợp đồng.

Những trường hợp thanh lý hợp đồng thường gặp

Bản chất của việc thanh lý hợp đồng là quá trình diễn ra sau khi cả hai bên đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ và được hưởng quyền tương ứng. Thủ tục này có thể xảy ra khi cả hai bên đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc theo thỏa thuận chung về việc chấm dứt hợp đồng. Mặc dù pháp luật không quy định chi tiết về quy trình thanh lý hợp đồng, nhưng việc chấm dứt hợp đồng được đề cập trong các trường hợp sau:

Hoàn thành hợp đồng: Khi mọi yêu cầu theo hợp đồng đã được thực hiện đúng đắn và đầy đủ.
Theo các bên thỏa thuận: Các bên có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng dưới nhiều hình thức khác nhau.
Yêu cầu của cá nhân, pháp nhân chấm dứt tồn tại: Trong trường hợp do cá nhân hoặc tổ chức có yêu cầu, hợp đồng có thể bị chấm dứt nếu những người/tổ chức này thực hiện thủ tục liên quan.
Hủy bỏ, đơn phương chấm dứt hợp đồng: Một bên có thể quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định của pháp luật.
Không thể thực hiện hợp đồng do đối tượng không còn: Trong trường hợp đối tượng không còn, hợp đồng có thể bị chấm dứt.
Thay đổi hoàn cảnh cơ bản vì nguyên nhân khách quan: Khi hoàn cảnh cơ bản của các bên thay đổi do nguyên nhân khách quan và không thể lường được, có thể xem xét việc chấm dứt hợp đồng.
Trường hợp khác do luật định: Các trường hợp khác có thể do quy định của pháp luật.

Thủ tục thanh lý hợp đồng

Về thời điểm thanh lý hợp đồng

Hai bên có thể thống nhất về thời điểm thanh lý hợp đồng, kể cả khi nghĩa vụ chưa được hoàn thành. Sự thỏa thuận này cho phép thanh lý hợp đồng diễn ra dù các yếu tố trong hợp đồng chưa được thực hiện đầy đủ.

Về hình thức

Thanh lý hợp đồng thường được thể hiện qua Biên bản thanh lý hợp đồng. Biên bản này ghi chép cụ thể việc thực hiện hợp đồng, bao gồm thông tin như:

Các nghĩa vụ đã được thực hiện bởi mỗi bên.
Quyền được hưởng từ bên đã thực hiện nghĩa vụ.
Các nghĩa vụ còn lại chưa được thực hiện.

>>>>>Tìm hiểu thêm: Quy định về chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại

Thủ tục thanh lý hợp đồng

Các bên thỏa thuận thanh lý, chấm dứt hợp đồng

Khi có sự thỏa thuận giữa các bên về việc thanh lý hợp đồng, quy trình thông báo và thực hiện thanh lý sẽ diễn ra dựa trên sự đồng thuận này. Các bước thực hiện thông báo và ký biên bản thanh lý sẽ được thực hiện mà không có sự ép buộc hay cưỡng ép của quy định về báo trước hay đối soát công nợ.

Đơn phương yêu cầu hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng theo ý chí của một bên

Khi một trong các bên quyết định đơn phương chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng, họ cần tuân theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Thủ tục cụ thể bao gồm:

Gửi thông báo cho bên kia, đồng thời xác định thời gian chấm dứt hoặc hủy bỏ, thường là ít nhất 15 ngày kể từ ngày thông báo.
Trong trường hợp chấm dứt hoặc hủy bỏ theo các điều khoản khác ngoài thỏa thuận trong hợp đồng, phải tuân theo quy định của Điều 424, 425, 426 Bộ luật Dân sự 2015 để đảm bảo tuân theo đúng pháp luật.

Lưu ý: Trong cả hai trường hợp, bản thanh lý hợp đồng cũng cần căn cứ vào những điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo tính hợp lý và công bằng.

>>>>>Tìm hiểu thêm: Hợp đồng đặt cọc chuyển nhượng quyền sử dụng đất