Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ trụ sở đặt văn phòng đại diện. Tuy nhiên văn phòng đại diện có thể không hoạt động tại một địa chỉ trong suốt quá trình hoạt động. Có nhiều lý do dẫn đến sự thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vậy thủ tục này được thực hiện như thế nào? Hồ sơ bao gồm những gì? Có những lưu ý gì khi thực hiện thủ tục này? Để hiểu rõ hơn này cũng Luật Đại Nam tìm hiểu về nội dung Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện qua bài viết sau:
Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý
- Luật Đầu tư năm 2020;
- Luật doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định 31/2021/NĐ-CP ngày 26/03/2021 Quy định định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều tại Luật Đầu tư 2020;
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là gì?
Trụ sở văn phòng đại diện là nơi đặt văn phòng đại diện, đây là địa chỉ liên hệ của văn phòng đại diện, địa chỉ này phải ghi chi tiết từ số nhà/ngõ/ngách/đường/phố/ thôn/xóm/, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố. Văn phòng đại diện không bắt buộc phải hoạt động tại một địa chỉ trong suốt quá trình hoạt động. Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện có thể thay đổi do nhiều lý do khác nhau. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vậy thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là các công việc doanh nghiệp thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện sang một địa chỉ mới.
Tại sao phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là thông tin không thể thiếu trong nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Đây cũng là thông tin hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nên theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu doanh nghiệp vi phạm thời hạn trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Tùy theo thời gian vi phạm sẽ có các mức phạt khác nhau, thời gian vi phạm càng lâu mức phạt sẽ càng cao, cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi thông báo quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên
Điều kiện thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật. Vì khi nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu không đầy đủ hồ sơ theo quy định thì hồ sơ được xem là không hợp lệ.
- Địa chỉ trụ sở mới cũng là một điều kiện quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Vì pháp luật có quy định về những nơi không được làm trụ sở văn phòng đại diện. Vì vậy mà địa chỉ trụ sở mới của văn phòng đại diện phải đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật tránh việc lựa chọn địa chỉ không đúng quy định.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện?
– Theo quy định trụ sở của văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở. Vì tùy theo chức năng mà chung cư sẽ có những kết cấu khác nhau, chung cư chỉ có mục đích để ở sẽ không thể đáp ứng yên cầu để làm trụ sở của văn phòng đại diện.
– Để tránh sự nhầm lẫn về địa chỉ giữa các văn phòng đại diện, hay với địa chỉ của các đơn vị khác khách hàng cần phải ghi thông tin địa chỉ cụ thể, chi tiết từ số nhà/ngõ/ngách/đường/phố đối với văn phòng đại diện tại thành phố và thôn/xóm đối với văn phòng đại diện tại nông thôn.
– Trụ sở của văn phòng đại diện phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp
Hồ sơ của thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện gồm những gì?
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là một thủ tục có thành phần hồ sơ khá đơn giản bao gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm các nội dung sau: Tên, mã số doanh nghiệp, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký của doanh nghiệp chủ quản; thông tin của văn phòng đại diện gồm tên, mã số văn phòng đại diện, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; Nội dung đăng ký thay đổi là thay đổi địa chỉ trụ sở: khách hàng kê khai địa chỉ cũ và địa chỉ mới và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
– Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và giấy tờ pháp lý của người đi nộp hồ sơ: Căn cước công dân/ chứng minh nhân dân.
Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào?
Khi thực hiện một thủ tục hành chính doanh nghiệp, khách hàng phải thực hiện theo một trình tự nhất định, trình tự này bao gồm các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện bao gồm đầy đủ theo các giấy tờ nêu trên
Bước 2: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến
Sau khi nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mới trong thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo cho doanh nghiệp và nêu lý do.
Bước 3: Nhận kết quả
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện có phải thực hiện chốt thuế không?
Theo quy định của luật doanh nghiệp khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp phải thực hiện chốt thuế với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm theo quy định của luật thuế. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện là chi cục thuế cấp huyện nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở vì vậy khi thay đổi địa chỉ từ quận/huyện này sang quận/huyện khác hoặc chuyển từ tỉnh/thành phố này sang tỉnh/thành phố khác sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Với trường hợp này doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục chốt thuế.
Hồ sơ của thủ tục chốt thuế bao gồm những giấy tờ sau:
– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST
– Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ
Quy trình thực hiện chốt thuế
Thẩm quyền: Cơ quan thuế nơi chuyển đi
Trước khi chuyển trụ sở văn phòng đại diện, doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ đến cơ quan thuế nơi chuyển đi hoàn thành cách nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế cơ quan thuế nơi chuyển đi gửi thông báo mẫu số 09-MST về việc chuyển địa chỉ cho doanh nghiệp.
Qua bài viết này hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc được những thông tin cần tìm hiểu về vấn đề Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Nếu còn các vấn đề thắc mắc khác chưa được đề cập trong bài viết. Liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể hơn.
LUẬT ĐẠI NAM
Địa chỉ: Số 104 Ngõ 203 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
Hotline Yêu cầu tư vấn: 0975422489 – 0961417488
Hotline Yêu cầu dịch vụ: 0967370488
Email: luatdainamls@gmail.com
Xem thêm:
