Trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường kinh doanh, tăng cường mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng để nâng cao doanh số bán hàng thì các doanh nghiệp thường có xu hướng thành lập văn phòng đại diện. Vậy chức năng của văn phòng đại diện là gì? Để hiểu rõ hơn này cũng Luật Đại Nam tìm hiểu về nội dung Chức năng của văn phòng đại diện qua bài viết sau:
Chức năng của văn phòng đại diện
Nội Dung Chính
Căn cứ pháp lý
- Luật Đầu tư năm 2020.
- Luật doanh nghiệp năm 2020;
Khái niệm văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở.
Như vậy, trong hoạt động dân sự, pháp luật chỉ cho phép pháp nhân được mở văn phòng đại diện và văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại thì đối tượng được mở văn phòng đại diện không chỉ là pháp nhân mà có cả cá nhân hoạt động thương mại. Luật Thương mại quy định thương nhận được đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. Thương nhân theo quy định của Luật Thương mại không chỉ bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp mà còn có thể là cá nhân hoạt động một cách độc lập, thường xuyên, có đăng kí hoạt động thương mại. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của thương nhân. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để xúc tiến thương mại. Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trong thực tế, văn phòng đại diện thương mại thường được mở ở các nơi thương nhân chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại để tiếp cận, tìm hiểu thị trường khi chưa có điều kiện trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại và tìm kiếm các khả năng khai thác thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Về nguyên tắc, văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế nói chung không được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích thu lợi nhuận mà chỉ có chức năng xúc tiến, tìm kiếm, thúc đẩy và hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh tế mà mình đại diện. Hoạt động của văn phòng đại diện về bản chất là đại diện cho tổ chức kinh tế và trên cơ sở ủy quyền của tổ chức đó. Đặc điểm này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chỉ nhánh của pháp nhân. Chỉ nhánh của pháp nhân được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với hoạt động của pháp nhân và trên cơ sở giấy phép hoạt động của chỉ nhánh.
Ngoài ra, thuật ngữ văn phòng đại diện còn được dùng để chỉ đơn vị phụ thuộc của các tổ chức phi lợi nhuận như văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức quốc tế hay tổ chức ngoại giao đặt tại nơi mà các tổ chức đó không có trụ sở chính. Các văn phòng đại diện này hoạt động với tư cách đại diện và nhân danh cho các tổ chức kể trên.
Chức năng của văn phòng đại diện
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục xin thành lập một văn phòng đại diện gồm các giấy tờ như sau:
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
- Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
- Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
- Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;
Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết là: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Thời gian giải quyết thủ tục xin thành lập: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.
Qua bài viết này hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc được những thông tin cần tìm hiểu về vấn đề Chức năng của văn phòng đại diện Nếu còn các vấn đề thắc mắc khác chưa được đề cập trong bài viết. Liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể hơn.
LUẬT ĐẠI NAM
Địa chỉ: Số 104 Ngõ 203 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
Hotline Yêu cầu tư vấn: 0975422489 – 0961417488
Hotline Yêu cầu dịch vụ: 0967370488
Email: luatdainamls@gmail.com
Xem thêm:
